Quando você deve usar uma Avaliação de Prontidão para Gestão de Mudanças?

A Avaliação de Prontidão para Gestão de Mudanças são comumente apresentadas pelos consultores como uma etapa importante no processo de Gestão de Mudanças. Eles são necessários? Qual é o seu valor e quando você deve usá-los?

AVALIE A MUDANÇA

Ao gerenciar mudanças, você precisa de duas avaliações críticas no início de uma mudança. O primeiro é da própria mudança. Esta avaliação examina o escopo, a profundidade e o tamanho geral da mudança e deve abordar:

• Escopo da mudança (grupo de trabalho, departamento, divisão, empresa);
• Número de pessoas impactadas;
• Tipo de mudança (processo, tecnologia, organização, funções, fusão, estratégia);
• Quantidade de mudança que estamos vivendo hoje.

Esta avaliação de mudança e uma revisão cuidadosa da natureza da mudança são essenciais para planejar sua estratégia.

AVALIE A ORGANIZAÇÃO

A segunda avaliação é da organização. Cada organização possui características únicas que tornam a Gestão de Mudanças fácil ou desafiadora. Compreender esses atributos organizacionais permite que você instrua sua equipe e patrocinadores sobre possíveis obstáculos. Esta avaliação cobre:

• Cultura e sistemas de valores;
• Capacidade de mudança (e quanta mudança já está ocorrendo);
• Estilos de liderança e distribuição de poder;
• Efeitos residuais de mudanças anteriores;
• Predisposição da liderança intermediária para a mudança;
• Prontidão das pessoas para a mudança.

Cultura e sistema de valores

A cultura e o sistema de valores desempenham um papel importante na forma como uma organização reage à mudança. Pensar nisso permite que você preveja certas reações do grupo e planeje adequadamente como lidar com essas reações.

Capacidade de mudança

As organizações têm uma capacidade limitada de mudança. Se sua organização já está passando por grandes mudanças, implementar outra pode ser mais difícil.

Estilo de liderança e distribuição de poder

Os estilos de liderança desempenham um papel importante no planejamento da Gestão de Mudanças. Como o patrocínio e o suporte da liderança são fatores-chaves de sucesso na Gestão de Mudanças, é importante dedicar tempo suficiente para avaliar os estilos de liderança e a distribuição de poder em sua organização.

Mudanças anteriores

As mudanças anteriores podem ter deixado efeitos residuais que poderiam trabalhar a seu favor ou tornar a Gestão de Mudanças mais desafiadora. A história da sua organização é parte do seu ponto de partida ao gerenciar mudanças.

Predisposição de líderes intermediários

Em muitas organizações, alguns líderes intermediários podem ter um alto grau de controle sobre seus colegas e colaboradores. Eles podem ser líderes fortes ou temidos pelos outros. Esses líderes desempenharão um papel significativo no processo de mudança.

Prontidão das pessoas

A prontidão do colaborador é uma medida de quão preparados e capazes estão para a mudança, se você pode esperar uma resistência alta ou baixa das pessoas e as razões por trás da resistência.

COLETA DE DADOS PARA AVALIAÇÕES DE PRONTIDÃO

A forma como as avaliações são concluídas depende da composição da equipe do projeto e da função que especialistas externos desempenham no processo. Se você usa consultores externos para gerenciar mudanças, eles têm pouca escolha a não ser usar métodos de coleta de dados padrão, incluindo entrevistas e pesquisas com os colaboradores e líderes intermediários. Ao coletar dados de um grande número de pessoas, os grupos de foco também podem ser usados no lugar de entrevistas individuais.

Se os líderes intermediários liderarem seus esforços de Gestão de Mudanças e a equipe do projeto for representativa dos grupos afetados pela mudança, haverá uma necessidade reduzida de coleta de dados. Frequentemente, esses líderes já terão os insights necessários sobre as características da mudança e os atributos organizacionais. Pode ser necessário coletar apenas um subconjunto de dados das pessoas para aumentar o conhecimento da equipe existente.

PARA QUE SÃO USADOS OS DADOS DE AVALIAÇÃO DE PRONTIDÃO?

Os dados de avaliação de prontidão ajudam no planejamento da Gestão de Mudanças. Especificamente, você usa as informações para preparar uma estratégia de Gestão de Mudanças que se ajuste à mudança e aos atributos exclusivos de sua organização. Isso inclui:

• Seleção de um modelo de equipe de Gestão de Mudança e tamanho da equipe;
• Seleção de um modelo de patrocínio e sistema de apoio;
• Avaliar os riscos e identificar potenciais obstáculos;
• Determinar se alguma tática especial é necessária para apoiar esta mudança;
• Personalização de planos de comunicação, treinamento, coaching e atividades de patrocínio.

QUE DADOS VOCÊ DEVE COLETAR DAS PESSOAS?

Execute a coleta de dados das pessoas com cuidado e no contexto com uma boa estrutura de Gestão de Mudanças. Em muitos casos, simplesmente fazer essas perguntas às pessoas cria medo e incerteza. Isso pode ser problemático se a equipe do projeto e a liderança sênior não estiverem preparadas para responder às perguntas que surgem naturalmente quando as pessoas sabem que a mudança está no horizonte. Ao coletar dados, três áreas são importantes:

• Percepções das pessoas sobre a prontidão da organização para mudanças;
• Prontidão pessoal para mudanças em geral;
• Compreensão das pessoas sobre a própria mudança e como elas percebem o impacto pessoal dessa mudança.

A última área deve ser cronometrada cuidadosamente com o plano geral de comunicação de Gestão de Mudanças e a prontidão da equipe do projeto com detalhes sobre a mudança. Em particular, eles precisarão responder “O que eu ganho com isso?”. Perguntas que as pessoas fazem quando avaliam primeiro as mudanças em termos de impactos pessoais antes de se relacionar com os efeitos mais amplos na organização.

Aqui estão alguns exemplos de afirmações que você pode usar para avaliar como as pessoas percebem a mudança e seu impacto sobre eles pessoalmente:

• A mudança apoia meus planos e metas de carreira profissional;
• A mudança vai melhorar minha posição financeira;
• Não terei que me mudar para apoiar essa mudança;
• Não vejo meu trabalho em risco com essa mudança;
• Essa mudança acabaria por beneficiar minha família;
• Estou confiante de que posso aprender as novas habilidades e comportamentos para realizar meu novo trabalho;
• A mudança não afetará negativamente minha saúde;
• A mudança resultará em um ambiente de trabalho mais agradável.

Observe que essas áreas de avaliação estão relacionadas à família, saúde, carreira e finanças. Você pode usar afirmações como essas em uma ferramenta de avaliação que pede às pessoas para classificar o grau em que concorda ou discorda da afirmação. Por exemplo, “Em uma escala de 1 a 5, com 1 indicando forte desacordo e 5 indicando forte acordo, avalie cada uma das seguintes afirmações”. Em seguida, você pode tabular as pontuações por grupo, departamento e divisão para criar um perfil para cada área.

Exemplos de declarações para avaliar a percepção das pessoas sobre a organização incluem:

• A maioria das mudanças na minha organização no passado foi implementada com sucesso;
• A organização recompensa e comemora mudanças bem-sucedidas;
• A organização cuida das pessoas que são afetadas adversamente pelas mudanças;
• Os líderes intermediários têm defendido mudanças no passado;
• Os líderes sêniores desta organização são líderes e patrocinadores de mudanças visíveis e ativos;
• A organização incentiva e recompensa as pessoas que promovem mudanças e apresentam novas ideias;
• Eu vejo meus colegas de trabalho dispostos e capazes de abraçar a mudança;
• Minha equipe de gestão é receptiva a feedback e ideias alternativas e incentiva a comunicação aberta.

Essas declarações referem-se a como as pessoas percebem os atributos-chave da organização, incluindo a cultura e o estilo de liderança.

JUNTANDO TUDO

Conduzir essas avaliações com a estrutura de Gestão de Mudanças certa pode ser útil para planejar sua estratégia de Gestão de Mudanças e ajudar a equipe do projeto a tomar decisões informadas sobre sua abordagem de Gestão de Mudanças. É importante entender que o processo de avaliação é um auxílio ao planejamento e não a maior parte do esforço de Gestão de Mudanças. Como ferramentas que ajudam sua equipe a planejar a mudança, as avaliações devem consumir um tempinho mínimo – apenas o suficiente para informar boas decisões de planejamento.

Precisa de ajuda para começar? Não tem certeza do que fazer depois de concluir a avaliação de prontidão? Entre em contato com nossos especialistas para saber como podemos ajudar.