Seu plano de Comunicação realmente comunica?

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Atualizado em: 29 de Abril de 2024

Publicado em: 12 de Fevereiro de 2020

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Todos podemos concordar que a comunicação eficaz é fundamental para mudar os esforços de gerenciamento. De fato, os profissionais de mudança o nomearam um dos principais contribuintes para o sucesso do projeto na Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças da Prosci por mais de 20 anos. Infelizmente, durante os períodos de mudança, as organizações geralmente desenvolvem e executam planos de comunicação sem levar em consideração uma estrutura ou perspectiva de Gestão de Mudanças. Certamente, a comunicação serve a um propósito importante no gerenciamento de projetos e em outros processos. Porém, a comunicação de Gestão de Mudanças difere das outras comunicações de maneiras significativas.

Falar x comunicar

Um plano de comunicação que não faz parte de uma abordagem maior de Gestão de Mudanças geralmente não produz resultados positivos para a gestão do lado humano da mudança. Em vez disso, esses planos resultam em um plano revelador e não em um plano de comunicação. As comunicações eficazes de Gestão de Mudanças devem atingir um público específico, compartilhar porque a mudança está acontecendo, abordar suas preocupações específicas e encontrá-las onde elas estão no processo de mudança. O momento, o conteúdo e o remetente das mensagens também são importantes durante a mudança.

Eis o que torna os planos de comunicação de Gestão de Mudanças efetivamente exclusivos:

O Plano de Comunicação é um dos cinco planos na Gestão de Mudanças.

Esses planos fazem parte de uma abordagem holística e robusta de Gestão de Mudanças. Os outros planos incluem o Plano de Patrocínio (atividades específicas exigidas pelos líderes seniores), o Plano de Treinamento (como os gerentes e supervisores envolverão seus subordinados diretos), o Plano de Treinamento (conhecimento e desenvolvimento de habilidades para os colaboradores adotarem a mudança) e o Plano de Gestão da Resistência (abordar objeções e áreas-chave de preocupação dos colaboradores). Esses cinco planos são as estratégias que os profissionais de Gestão de Mudanças usam para apoiar os indivíduos através de seu próprio processo de mudança.

O plano de comunicação faz parte de um processo maior.

O processo de Gestão de Mudanças da Prosci ocorre em três fases: Fase 1 – Preparando para a Mudança, Fase 2 – Gerenciando a Mudança e Fase 3 – Reforçando a Mudança

Antes de desenvolver o Plano de Comunicação na Fase 2, você deve concluir a Fase 1 avaliando sua situação única e desenvolvendo uma estratégia de Gestão de Mudanças. Esse trabalho de estratégia na Fase 1 ajuda a evitar o erro de criar seu plano de comunicação no vácuo. O resultado é uma forte consciência situacional e apreciação pelos riscos e desafios específicos do projeto.

O Plano de Comunicação é construído sobre uma base de mudança individual.

O Modelo ADKAR da Prosci descreve como uma única experiência individual muda. Para que um indivíduo faça uma mudança com sucesso, ele deve ter Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço. As comunicações baseadas nessa premissa baseiam-se no fato de que as mudanças organizacionais só acontecem quando cada indivíduo adota e usa as mudanças necessárias em seu trabalho.

O Plano de Comunicação foca no “eles” e não em “nós”.

Em vez de focar na equipe do projeto, nos que desenvolvem a solução e nos que implementam a mudança, o plano deve se concentrar nos colaboradores afetados pela mudança, ou seja, as pessoas que devem adotar e usar a mudança no seu dia-a-dia para tornar o projeto bem-sucedido. Esta é uma distinção importante. Quando a Gestão de Mudanças orienta os esforços de comunicação, você deixa de dizer aos colaboradores o que um projeto está fazendo (um foco em nós) e responde às perguntas e preocupações dos colaboradores impactados (um foco neles). Em termos de falar versus comunicar, manter o foco em nós geralmente resulta em um plano de narração ineficaz.

Comunicação com e sem gestão de mudanças

O Plano de Comunicação usado na Gestão de Mudanças possui um conteúdo, foco, frequência, métodos e remetentes muito específicos. Quando as organizações desenvolvem planos de comunicação sem Gestão de Mudanças, surgem dificuldades em cada uma dessas áreas e podem sabotar o sucesso do projeto.

Intenção

Com Gestão de Mudanças – Comunicação projetada para conscientizar e envolver os colaboradores no processo;
Sem Gestão de Mudanças – Comunicação que vem de “nós” e informa “a eles” o que estamos fazendo.

Foco

Com o Gestão de Mudanças – Respostas, “Por que a mudança está acontecendo?” “O que há para mim (WIIFM)?” “Qual o risco de não mudar?” e “Quais são os benefícios organizacionais?”;
Sem Gestão de Mudanças – detalhes do projeto, detalhes do projeto, atualizações de status e progresso e marcos.

Frequência

Com Gestão de Mudanças – Ditado pelos marcos do projeto;
Sem Gestão de Mudanças – Alta frequência com repetição de mensagens principais;

Métodos

Com Gestão de Mudanças – interações cara a cara, discussões e uma variedade de mídias (sempre bidirecional);
Sem Gestão de Mudanças – Transmita mensagens (geralmente unidirecionais).

Remetentes

Com Gestão de Mudanças – Patrocinadores de mudanças (líderes) e supervisores diretos;
Sem Gestão de Mudanças – membros da equipe do projeto e especialistas em comunicação.

Lista de verificação de comunicações

Se você estiver se comunicando sem a Gestão de Mudanças, a lista de verificação abaixo pode ajudar. Embora não substitua uma abordagem holística de Gestão de Mudanças, pode ser útil para alinhar sua comunicação com técnicas eficazes de Gestão de Mudanças.

Pare de revelar e comece a se comunicar

Quando as equipes de projeto afirmam que já possuem um plano de comunicação para mudanças no projeto, geralmente descobrimos que elas desenvolveram um plano para informar outras pessoas da organização sobre seu trabalho, seu progresso e seus planos. Mas falar sobre os planos como esse geralmente não leva a resultados bem-sucedidos durante a mudança. Em vez disso, alinhar sua comunicação com uma estrutura confiável de Gestão de Mudanças ajuda a evitar consequências negativas, enquanto prepara você para o sucesso das mudanças.