ADKAR als Schlüssel für eine reibungslose ERP-Umstellung

Die Investition in eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning) kann die Informationsressourcen Ihres Unternehmens vereinheitlichen, die Produktivität steigern und weitere langfristige Vorteile schaffen. Herausforderungen und Widerstände bei der Einführung schaffen jedoch oft unvorhergesehene Risiken und schmälern die Vorteile des ERP-Systems. Hier erfahren Sie, wie das ADKAR®-Modell von Prosci Ihnen zum Erfolg verhelfen kann.

ERP-Systeme und die Notwendigkeit von Veränderungen

Um die Effizienz zu steigern und die langfristigen Kosten zu senken, stellen große und kleine Unternehmen auf ERP-Systeme um. Unternehmen nutzen diese Systeme zur Verwaltung und Verbesserung von Prozessen, die von der Beschaffung und Fertigung bis hin zu Finanz- und Personalfunktionen im gesamten Unternehmen reichen. All diese Maßnahmen tragen dazu bei, Verschwendung zu vermeiden, die Produktivität zu verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.

Da ein ERP-System die Daten in eine gemeinsame Datenbank integriert, können die Daten problemlos zwischen den einzelnen Abläufen ausgetauscht werden. Dadurch vermeidet das System Datenduplikate, erhöht die Datenintegrität, verbessert die Benutzerfreundlichkeit und hilft Ihren Teams, isolierte Abläufe zu überwinden. Integrierte Daten und Prozesse geben Ihren Managern und Teams außerdem einen besseren Einblick in die Entscheidungsfindung anhand von Echtzeitinformationen.

Angesichts der beträchtlichen Investitionen in Zeit und Ressourcen sowie der Bedeutung der erwarteten Vorteile des Projekts ist es für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, Widerstände gegen ERP-Änderungen zu erkennen und durch effektives Change Management zu überwinden.

Herausforderungen und Widerstände bei der ERP-Adoption bewältigen

Höchstwahrscheinlich haben sich Ihre Mitarbeiter an die vertrauten Altsysteme gewöhnt. Trotz aller Vorteile, die ein ERP-Tool bietet, stellt die Umstellung von vertrauten Anwendungen auf ein neues System eine Reihe von Herausforderungen für technische und personelle Führungskräfte dar. Während sich die betroffenen Mitarbeiter von der Bequemlichkeit des aktuellen Zustands zu den Störungen des Übergangszustands und schließlich zum zukünftigen Zustand bewegen, provozieren technische Herausforderungen oft menschliche Herausforderungen, die zu Widerstand führen.

Als Teil der Planung für die ERP-Einführung sollten die Führungskräfte und das Projektteam die geschäftlichen Anforderungen und den erwarteten Nutzen des Projekts sorgfältig festlegen. Ohne klar definierte Anforderungen und Vorteile können die Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten, unrealistische Erwartungen wecken. Unrealistische Erwartungen wiederum führen häufig zu Anpassungswünschen, die den Projektumfang vergrößern und den Zeitplan verlangsamen.

Während der Implementierung kann es für die betroffenen Mitarbeiter schwierig sein, ihre aktuelle Arbeit zu erledigen und sich gleichzeitig in ein neues System einzuarbeiten. Die Projektteams müssen sich auf alle Meilensteine konzentrieren, um das "Go-Live"-Datum zu erreichen, während sie gleichzeitig technologische, funktionale und verfahrenstechnische Änderungen in schnellem Tempo umsetzen. Und der Druck, neue Fähigkeiten, Begriffe und Prozesse zu erlernen, erhöht den Stresspegel noch weiter.

Verschachtelte Herausforderungen: Technik und Menschen im Fokus

Jede dieser Herausforderungen erhöht das Projektrisiko. Die Notwendigkeit, dieses Risiko zu verstehen und zu mindern, unterstreicht die Notwendigkeit, in Ihrem Unternehmen starke Fähigkeiten für Change Management aufzubauen. Wenn Sie diese Herausforderungen nicht angemessen bewältigen, können die technischen und menschlichen Herausforderungen einer ERP-Implementierung zu unzufriedenen Mitarbeitern und anderen Interessengruppen, erhöhtem Stress und Vertrauensverlust führen.

ERP-Implementierung: Wie man mit Angst und Widerstand umgeht

Die durch eine ERP-Einführung verursachten Veränderungen erscheinen den Mitarbeitern oft sehr persönlich und überwältigend. Neu definierte Prozesse verlagern manchmal Aufgaben von einer Abteilung in eine andere oder führen sogar zu organisatorischen Umstrukturierungen. Die Arbeitsbelastung einiger Abteilungen kann zunehmen, während andere abnehmen oder sich auf andere Bereiche verlagern. Jede dieser Veränderungen führt dazu, dass vertraute Arbeitsbeziehungen auseinanderbrechen. Und all dies geschieht im Rahmen eines Projektplans, der ein Eigenleben und ein eigenes Vokabular zu haben scheint. Das Ergebnis ist oft Angst und Widerstand.

Furcht vor Veränderungen

Die Angst vor Veränderungen fördert natürlich das Widerstandsverhalten. Bei jeder Umstellung auf eine andere Technologie prägt die Angst vor dem Unbekannten die Reaktion Ihrer Mitarbeiter auf den Wandel. Bei der Umstellung auf ein ERP-System wird diese Angst noch verstärkt, weil niemand das fertige Produkt sieht, bevor das Projekt nicht in Betrieb genommen wurde. Auch wenn Anbieter und Projektleiter den Teams versichern, dass effizientere Arbeitsabläufe und eine kollaborativere Umgebung auf sie zukommen werden, und sie um Geduld bitten, während sich der Prozess entfaltet, akzeptieren die Mitarbeiter, die das neue System nutzen, diese Zusicherungen möglicherweise nicht vollständig.

Furcht vor dem Unbekannten

Durch die Einführung eines ERP-Systems müssen die Mitarbeiter neue Fähigkeiten erlernen, wodurch der Druck entsteht, sich innerhalb eines begrenzten Zeitraums weiterzubilden und umzuschulen. Außerdem müssen die Mitarbeiter mit ihrem derzeitigen Arbeitspensum produktiv bleiben, während sie sich neue Fähigkeiten aneignen, was selbst für die erfahrensten Mitarbeiter eine Belastung darstellt. Insbesondere bei Arbeitnehmern in der Mitte ihrer beruflichen Laufbahn kann die Angst vor dem Erlernen neuer Fähigkeiten den Stress erhöhen, die Entscheidungsfindung erschweren und sogar zu körperlichen Erkrankungen führen.

Angst vor dem Scheitern

Die Angst vor dem Scheitern führt dazu, dass man sich nicht traut, neue Verfahren oder Praktiken auszuprobieren. Wenn Menschen die Ursachen ihrer Angst (d. h. die Lernkurve) umgehen oder anderweitig vermeiden, führt die Angst zu weiteren Widerstandsverhaltensweisen.

Nutzen Sie unsere kostenlose Checkliste für Widerstände, um die Aktivitäten während Ihrer ERP-Implementierung an bewährten Verfahren auszurichten.

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Wie das ADKAR-Modell hilft, Widerstände gegen ERP-Systeme zu überwinden

Ein effektives Change Management ist bei ERP-Einführungen aufgrund der Auswirkungen auf die tägliche Arbeit und die Arbeitsmoral von entscheidender Bedeutung. Aus meiner Sicht bietet das ADKAR-Modell von Prosci eine optimale Ausrichtung auf eine ERP-Implementierung und hilft einzelnen Personen und ähnlich betroffenen Gruppen, den Übergang strukturiert zu bewältigen.

Da das ADKAR-Modell die menschliche Seite des Wandels hervorhebt, werden sich die Personalverantwortlichen auch der Komplexität der Arbeit der Mitarbeiter und der Auswirkungen der Softwareentwicklung und -prüfung auf diese bewusst.

Das ADKAR-Modell konzentriert sich nicht nur auf die menschliche Seite der Veränderung, sondern auch auf den Projekterfolg. Change Management mit Hilfe des ADKAR-Modells hilft Unternehmensleitern, Widerstände zu mindern, die Fähigkeit der Mitarbeiter, die Veränderung anzunehmen, hervorzuheben und dann zu überprüfen, um diese Fähigkeiten zu stärken.

Das ADKAR-Modell von Prosci

Im Folgenden wird erläutert, wie jedes ADKAR-Element bei der Abschwächung oder Überwindung von Widerständen gegen ERP-Systeme eingesetzt wird:

Bewusstseinsbildung

Bewusstseinsbildung hilft, den Widerstand zu mindern, indem die Fragen der Mitarbeiter über die Veränderung und ihre Auswirkungen auf ihre Arbeit beantwortet werden.

Die Umsetzung von Veränderungen, die sich über organisatorische und kulturelle Grenzen hinweg erstrecken, erfordert eine exzellente Kommunikation von Führungskräften, Personalverantwortlichen und Projektleitern. Bei der Anwendung des ADKAR-Modells müssen Sie auch das Bewusstsein für die Notwendigkeit der Einführung eines ERP-Systems schaffen und Informationen über das Projekt selbst vermitteln. Ich habe festgestellt, dass die Kommunikation vertikal und horizontal fließen muss, mit klaren Wegen für den Austausch und den Erhalt von Informationen.

Verlangen

Der Aufbau von Begehrlichkeit geht auf Widerstände ein, indem er die Fragen beantwortet, die sich die Menschen während einer Veränderung stellen, einschließlich des geschäftlichen "Warum" hinter der Veränderung und des persönlichen "Was habe ich davon?"

Der Wunsch, an der Veränderung teilzunehmen und sie zu unterstützen, beginnt damit, dass die Unternehmensleitung die Gründe für die Veränderung transparent kommuniziert und dann für die neue Vision eintritt. Erfolgreiche ERP-Implementierungen hängen davon ab, dass Change Practitioner das Feedback der betroffenen Gruppen einholen, dass Personalmanager schnell reagieren und Hindernisse beseitigen und dass Sponsoren die Mitarbeiter zur Teilnahme ermutigen und die richtigen Verhaltensweisen vorleben. Produktive Kommunikation und aktive Beteiligung fördern die Ausrichtung auf die Ziele der ERP-Strategie.

Wissen

Das Wissen über die Einführung des ERP-Systems mindert Ängste und Zweifel und hilft den Mitarbeitern, sich auf ihre Rolle als Benutzer bei der Einführung der Veränderung vorzubereiten.

Wenn es um die Vermittlung von Wissen geht, sollten sich Change-Manager für ERP-Schulungsprogramme einsetzen, die sich sowohl mit den technischen Aspekten des neuen Systems als auch mit den Prozess- und Workflow-Änderungen befassen, die die Mitarbeiter übernehmen und nutzen müssen. Während Ihre Personalabteilung möglicherweise Schulungen zu den neuen Einstellungs- und Einführungsverfahren benötigt, müssen die Finanzteams in den Bereichen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsstellung, Bestellanforderungen und Verfahren zum Ende des Geschäftsjahres geschult werden. Neben den spezifischen Schulungen für die Mitarbeiter der betroffenen Abteilungen müssen die Projektleiter auch berücksichtigen, wie sich diese und andere Verfahren auf die Mitarbeiter und Stakeholder auswirken und welche Art von Schulung ihren Bedürfnissen am besten gerecht wird.

Fähigkeiten

Indem man den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, die in der Schulung erworbenen neuen Fähigkeiten anzuwenden und zu demonstrieren, kann man sie auf den Starttermin vorbereiten und gleichzeitig das Vertrauen in ihre Fähigkeit stärken, die erforderlichen Fähigkeiten und Verhaltensweisen umzusetzen.

Change Practitioner können Ihrem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen, indem sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, die durch die ERP-Implementierung ermöglichten Änderungen zu übernehmen und anzuwenden. Um diese Fähigkeit aufzubauen, sollten Change Practitioners mit den Personalverantwortlichen zusammenarbeiten, um praktische Übungen und Coaching anzubieten. Wenn die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen mit den neuen ERP-Tools vertraut sind, können sie anderen dabei helfen, neue Fähigkeiten zu erlernen.

Verstärkung

In allen Phasen des Changes treten Widerstände auf, und es ist üblich, dass die Mitarbeiter Umgehungslösungen entwickeln oder zu alten Arbeitsweisen zurückkehren. Durch Verstärkung können Sie den Mitarbeitern helfen, durch zusätzliche Unterstützung und Taktiken zur Bewältigung von Widerständen den Kurs zu halten.

Bei der Verstärkung der ERP-Systemumstellung mit dem ADKAR-Modell sollten Change Practitioner mit dem Projektteam zusammenarbeiten, um Feedback von den betroffenen Gruppen darüber zu sammeln, wie sie die ERP-Tools nutzen. Anhand der Erkenntnisse aus Umfragen und persönlichen Gesprächen kann das Projektteam Änderungen vornehmen, die den Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit so effektiv wie möglich zu erledigen. Bei der Leistungsmessung verwenden Change Practitioners häufig Scorecards, die den Fortschritt bei der Umsetzung von Change und der Realisierung von Vorteilen aufzeigen.

Widerstände gegen ERP-Transformation frühzeitig erkennen und meistern

Bei der Implementierung eines ERP-Systems müssen die Verantwortlichen bereits zu Beginn des Projekts und während des gesamten Lebenszyklus damit beginnen, Widerstände zu überwinden. Der Prozess zur Bewältigung von Widerständen beginnt mit der Bewertung der organisatorischen Bereitschaft Ihres Unternehmens für die Veränderung, in der Regel in Zusammenarbeit mit dem Projektmanager und Vertretern der Anbieter.

Der Prozess setzt sich fort mit der Identifizierung der primären und sekundären Stakeholder, der Bewertung der Auswirkungen und Risiken und der Einbindung der Stakeholder vor der ERP-Implementierung. Ich bitte darum, dass sich Veränderungsexperten auch mit den ADKAR-Hindernissen für die von der Veränderung betroffenen Mitarbeiter befassen, bevor die Implementierung beginnt.

Bei der Bewertung des möglichen Widerstands gegen die Veränderung ermutige ich die Praktiker, die 10 Prosci-Aspekte der Auswirkungen der Veränderung anzuwenden. Sie sind ein hilfreiches Instrument, um die Veränderung für den Einzelnen zu definieren, die Auswirkungen auf den Einzelnen und die Gruppe anzusprechen und als Grundlage für die Erstellung von Adoptionsmetriken zu dienen. Darüber hinaus bilden die Aspekte einen Rahmen, um besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen zu können und das Engagement zu verbessern.

Prosci 10 Aspekte der Auswirkungen von Veränderungen

Reframing und Überwindung des Widerstands gegen ERP-Veränderungen

Um Widerstände effektiv zu verstehen und zu bewältigen, müssen Sie sie durch eine andere Brille betrachten, die Negativität und Schuldzuweisungen ausschließt. Wenn Sie Widerstände auf diese Weise umgestalten, können Sie die Arten von Widerständen und ihre Ursachen besser identifizieren und die richtigen Taktiken entwickeln, um den Menschen zu helfen, ihre Hindernisse zu überwinden.

Ihr Unternehmen kann noch größeren Nutzen aus einer ERP-Implementierung ziehen, wenn es eine solide Change-Management-Methodik anwendet, die das ADKAR-Modell einbezieht. Dadurch wird sichergestellt, dass die organisatorischen Anforderungen an das ERP-System mit den Bedürfnissen der von der Veränderung betroffenen Mitarbeiter in Einklang gebracht werden und sich die Investition in das ERP-Projekt auszahlt.