Cómo gestionar el cambio de ERP en tu empresa

¿Por qué lanzarse a un cambio de ERP?

Tu empresa debe lanzarse a realizar un cambio de ERP para evolucionar y adecuarse a las tendencias del mercado actual, así como para incorporar nuevas tecnologías y adaptarse a las nuevas necesidades de los clientes.

Toda empresa debe desarrollarse, crecer y adaptarse a los tiempos. Para ello debes buscar el menor impacto posible de dicho cambio en la empresa, por lo que optar por gestionar un cambio de ERP es la solución.

ERP, ¿qué es? Un método que tiene en cuenta los obstáculos y asegura la integración de las nuevas estructuras, así como la automatización de procesos, asegurando los beneficios previstos en la empresa.

Un cambio de ERP debe ser tu próximo paso a seguir si detectas en tu empresa la necesidad de:

• Automatizar procesos, ganando agilidad y tiempo.

• Reducir costes al lograr una mayor integración de los procesos.

• Contar con programas personalizados —según necesidades de la empresa—, utilizando para ello las nuevas tecnologías.

• Aumentar la reputación como marca para transmitir seguridad, confianza y calidad, mejorando la relación y fidelización de los clientes.

Una vez tengas claro que debes realizar un cambio en el sistema ERP, pasaremos al siguiente punto, la elección del momento para llevarlo a cabo.

 Cuándo es conveniente realizar un cambio de sistema ERP

Si gestionar el cambio es esencial, realizarlo en el momento adecuado puede suponer la diferencia.

Por ello, las empresas optan por realizar esta transformación a inicios de año nuevo, ya que comienza un nuevo año fiscal, se suelen llevar a cabo los inventarios de almacén y realizan los cambios internos que lleven a una mejora de resultados y beneficios.

Para llevar a cabo este cambio de sistema ERP debes tener en cuenta 3 factores que te detallamos a continuación.

Te puede interesar: ¿Cómo enfrentar con éxito el proceso de transformación digital en las empresas?

Factores de la gestión del cambio de ERP

Los factores que debes tener en cuenta a la hora de proyectar la gestión del cambio de ERP en nuestra empresa son: la planificación, comunicación y formación.

Veamos cada una de ellas.

 Crear un Plan de Gestión del Cambio

Para crear un plan acorde a las necesidades de tu empresa, es imprescindible contar con una buena planificación. 

La planificación implica una visión clara del futuro y de los objetivos que se persiguen con el cambio. Además, también implica el establecimiento de plazos y métricas de cumplimiento para evaluar el desarrollo del proceso de cambio.

 Crear un plan de comunicación efectiva

Un plan de comunicación efectiva es una de las partes más importantes al aplicar Gestión del Cambio. Te ayuda a comunicar claramente tu mensaje, a clarificar tus objetivos y expectativas y a garantizar que todo el mundo entienda lo que está ocurriendo. 

En el plan de comunicación se identifican y acuerdan el contenido del mensaje, el emisor, los destinatarios, los medios de comunicación utilizados y las fechas de cada comunicación.

Para que se efectivo, la comunicación debe ser creíble y proporcionar confianza. Por ejemplo, cuando se establece un sistema ERP, lo más usual es que el mensaje inicial sea "la razón de la implantación del ERP" explicada por el director general durante la preparación, en una comunicación interna; pero también se debe difundir el mensaje durante una reunión presencial.

Además del Plan de Comunicación, deberás desarrollar 4 planes adicionales para respaldar el cambio a nivel organizacional. Estos son: Plan de Ruta del Patrocinador, Plan de Gerentes y Supervisores, Plan de Capacitación y Plan de Manejo de Resistencia.

 Formación específica para tu equipo 

Cuando quieras implantar un ERP, es esencial que prepares a tu equipo para el cambio. La principal razón del fracaso en el funcionamiento de un sistema de automatización de procesos es la falta de aceptación por parte del personal, ya que esto supone un aumento de costes y pérdida de beneficios.

En Prosci® somos conscientes de ello, de ahí que realicemos una capacitación personalizada en todos los roles para equipos de proyecto: colaboradores, supervisores, gerentes y ejecutivos.

La formación implica contar con las personas, que deben involucrarse en el proceso, para ello debes comenzar por crear deseo y consciencia. Deben formar parte del cambio, dedicando los recursos necesarios a su formación y proporcionándoles el apoyo que necesiten a lo largo de todo el proceso. 

Además, en dicho proceso también debes contar con el impulso, apoyo y ejemplo de los líderes de tu empresa. Solo así se superará el reto del cambio, reduciendo el impacto y logrando asentar las bases necesarias para su éxito

Riesgos de no aplicar Gestión del Cambio en la implementación de un ERP 

Debido a la actitud innata que desarrollamos los humanos frente al cambio, toda transformación conlleva resistencia.

Por ello, es esencial contar con una buena Gestión del Cambio de ERP que tenga siempre en cuenta que el éxito individual conduce al éxito organizacional, ya que esto logrará minimizar los riesgos que genera todo cambio.

La Metodología Prosci® apoya a las empresas para que éstas usen y adopten el cambio de sistema ERP de forma inteligente, a la vez que les aporta el conocimiento para saber reconocer la resistencia al cambio y gestionarla.

Este enfoque ayuda a los colaboradores a prosperar, puesto que se sienten preparados, apoyados y equipados ante los cambios a los que deben enfrentarse a lo largo de todo el proceso.