¿Cómo gestionar un cambio tecnológico dentro de una empresa?

El cambio es inherente a la actividad empresarial. Las organizaciones están sometidas a diferentes fuerzas que les obligan a demostrar continuamente su capacidad de adaptación si no quieren perder competitividad. En las últimas décadas, la incursión de las nuevas tecnologías en el ámbito empresarial, impulsa a las empresas a poner en marcha cambios tecnológicos. 

Qué es un cambio tecnológico 

El cambio tecnológico se podría definir como la implementación de un conjunto de herramientas tecnológicas dirigidas a la resolución de problemas. En el ámbito empresarial, los cambios tecnológicos suponen nuevas formas de actuar con nuevas metodologías y herramientas que modifican los procesos de trabajo. 

Además, el cambio tecnológico no afecta solamente a la organización en sí misma, sino que afecta también a los individuos involucrados en él y al entorno de la organización. Por lo que dependiendo de cómo se gestione el cambio tecnológico puede tener consecuencias positivas como:

• Facilita la comunicación organizacional
• Permite un acceso rápido a la información y a soluciones innovadoras 
• Simplifica las tareas, aumentando así la eficiencia y la productividad.  

O por el contrario, consecuencias negativas si dicha transformación se acomete sin analizar adecuadamente las posibles consecuencias:

• Conduce a problemas internos, como el aislamiento social de algunos empleados 
•  Problemas externos, como un impacto medioambiental negativo derivado de la actividad empresarial. 
  
  

Requisitos para realizar un cambio tecnológico exitoso 

Para poder llevar a cabo un cambio tecnológico exitoso dentro de la organización se deben tener en cuenta ciertos aspectos básicos como: tener una visión integral de la empresa, definiendo claramente los objetivos a corto, medio y largo plazo, además de contar con el presupuesto y el tiempo suficientes para acometer los cambios.  

Sin embargo, existen dos pilares fundamentales en la Gestión del Cambio organizacional sin los que no es posible alcanzar el éxito:  

Existencia de la figura de un líder dentro de un cambio tecnológico 

Al frente del equipo encargado de coordinar el cambio tecnológico debe de haber un líder encargado de tomar decisiones y controlar el proceso. Este Gestor del Cambio debe: 

• Tener habilidad para crear sentido de pertenencia. El líder debe inspirar a sus equipos a creer en él, trabajar conjuntamente hacia un objetivo común y hacer suyo ese objetivo. 
• Contar con capacidad para detectar habilidades digitales. Debe conocer qué habilidades digitales tiene cada miembro del equipo y cuál es la mejor forma de potenciarlas. 
• Tener inteligencia emocional. Un buen líder tiene que ser capaz de gestionar sus propias emociones y las de los miembros de su equipo. 
• Ejercer un liderazgo ético basado en valores como el respeto, la empatía o la ayuda mutua. 
• Ser consciente de sus fortalezas y debilidades para potenciar las primeras y trabajar sobre las segundas. 
• Dar ejemplo al equipo. Un líder comprometido debe ser el modelo a imitar en la generación de ideas y las formas de trabajo. 

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Informar a los empleados 

Para lograr implementar con éxito un cambio tecnológico en la organización es crucial informar a los trabajadores sobre el cambio y conseguir que se involucren activamente en él. 

Algunas de las acciones que pueden ayudar en este proceso son: 

• Explicar a los empleados la necesidad del cambio. Los empleados deben ser conscientes de por qué la empresa debe acometer la transformación tecnológica y comprender los beneficios que acarreará tanto para la organización como para ellos mismos. 
• Guiar el proceso. Se debe motivar, apoyar y gestionar estos cambios con los trabajadores, poniendo en marcha las medidas necesarias para facilitar la adaptación y superar las barreras relacionadas con el desconocimiento y la inseguridad. 
• Dar tiempo de adaptación. Se debe dar tiempo a los empleados para facilitar la adaptación gradual a las nuevas tareas y roles que deben desempeñar. 
• Fomentar el apoyo entre trabajadores. Se debe aprovechar para que los empleados con mayor facilidad para asumir el cambio, ayuden y apoyen a los más escépticos, reacios o inexpertos. 
• Utilizar la escucha activa. Se debe mostrar interés por los problemas, inquietudes y necesidades de los trabajadores respecto a los cambios.  
• Dar apoyo continuo. Los empleados necesitan apoyo continuo en este proceso y sentir que están acompañados. 
• Proporcionar formación para hacer frente a la falta de conocimientos, facilitando, así, la adaptación al cambio tecnológico. 

Gestiona el cambio tecnológico con un cambio de ERP 

Para gestionar la transformación digital de una organización con un cambio de ERP con éxito, antes se deben analizar los impactos del cambio, la capacidad de la organización para integrar el cambio, el resultado del análisis que realicen los stakeholders sobre el proceso, así como elegir un sponsor del cambio. 

Para identificar los impactos del cambio, se debe conocer a qué empleados o procesos afectará, hacer un seguimiento continuo de los impactos para evitar efectos de bola de nieve, y controlar el alcance de la transformación. 

Para comprobar si la organización está lista para acometer el cambio hay que analizar las posibles causas de resistencia y la capacidad para involucrar a los trabajadores en el proceso. 

El análisis de los stakeholders abarca tanto un estudio de los procesos actuales para encontrar puntos de mejora y las posibilidades de implicar a los patrocinadores. 

Elegir un sponsor de proyecto que posea la responsabilidad directa para tomar decisiones importantes. que pueden afectar de forma directa y grave a la empresa

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Principales dificultades que se encuentra una empresa a la hora de realizar un cambio tecnológico 

Resistencia al cambio 

El obstáculo más común que afecta a las empresa a la hora de realizar un cambio tecnológico es la resistencia al cambio, que puede tener múltiples causas: 

• Causas culturales: Cada organización tiene una cultura propia, que afecta a todos sus miembros. Esta cultura implica unas formas de hacer que pueden suponer un obstáculo para la transformación. 
• Causas actitudinales: Una mala actitud de los trabajadores hacia el cambio puede suponer un freno para que se instaure con éxito. 
• Causas asociadas al desconocimiento: La falta de conocimientos tecnológicos puede ser una barrera para asumir el cambio, aunque es fácilmente superable con la formación adecuada. 
• Causas generacionales: Las diferentes edades de los empleados pueden dar lugar a brechas tecnológicas entre los trabajadores de más edad y los más jóvenes, lo que puede generar resistencia al cambio en los primeros. 
• Causas relativas a la seguridad: En muchas ocasiones, los trabajadores se sienten inseguros respecto a cómo el cambio tecnológico impactará en sus vidas. 
• Causas organizacionales: Los procesos de cambio organizacional deben estar dirigidos por líderes capaces de orientar a los empleados en su adaptación, interesarse por sus inquietudes sobre el proceso, y gestionar los conflictos que surjan. 

Prosci ®: tu aliado para gestionar un cambio tecnológico  

Nuestra metodología 

 La Metodología Prosci® consiste en ayudar a las personas impactadas por el cambio a aceptar, adoptar y utilizar un cambio requerido. Por ejemplo, un proceso de gestión de un cambio tecnológico. 

 Esta metodología coge aquello que sabemos sobre las personas, el cambio y los resultados, para organizar un proceso simple que los profesionales del cambio puedan aplicar de forma fácil, desarrollando estrategias y planes que aumenten la adopción y el uso de esa iniciativa.  

El logro del éxito de este cambio dependerá de cómo se adopte y se use la herramienta. Si este procedimiento se gestiona adecuadamente, permite y ayuda a los empleados a prosperar a través del cambio que tienen que enfrentar, pero aumenta también el rendimiento de las inversiones que se han realizado en los proyectos de cambio.  

Por tanto, Gestión de Cambio Prosci® es una metodología que aportará beneficios a ambas partes, tanto a las personas como a la organización. 

Modelo ADKAR 

El Modelo ADKAR sirve para trabajar el lado humano del cambio y define los momentos por los que el individuo debe transitar para poder pasar de un Estado Actual a un Estado Futuro. 

Las 5 fases que las personas deben recorrer para lograr cambios exitoso son:

• Awareness (A) o Consciencia del cambio: los trabajadores se vuelven conscientes de la necesidad de cambio si se muestran las consecuencias negativas de no llevarlo a cabo.  
• Desire (D) o Deseo de cambiar: hace referencia a la decisión personal del individuo cuando logra entender los beneficios individuales del cambio.   
• Knowledge (K) o Conocimiento: los empleados deben tener los conocimientos necesarios para poder asumir el cambio. 
• Ability (A) o Habilidad: las personas deben contar con las destrezas suficientes para dominar los nuevos procedimientos y herramientas.  
• Reinforcement (R) o reforzamiento: los líderes deben ser capaces de reconocer el esfuerzo y reforzar adecuadamente para que el cambio se mantenga.  

 ¿Quieres aprender a gestionar cambios organizacionales de manera exitosa?  

En Prosci llevamos más de 20 años siendo especialistas en Gestión del Cambio. Hemos investigado sobre el camino que las personas experimentan durante un cambio y sobre las estrategias que adoptan los líderes del cambio. Si quieres iniciar un cambio tecnológico en tu organización y necesitas saber cómo hacerlo, contacta a nuestros expertos  en Gestión del Cambio y descubre todo lo que te puede aportar esta metodología.