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Publicado: diciembre 11, 2024
Cuidado con la adopción digital. Las nuevas tecnologías prometen una mayor productividad: el 45% de los encuestados en nuestro estudio Best Practices in Change Management - 12th edition citan la tecnología y la transformación digital como el principal cambio en la actualidad. Sin embargo, los proyectos digitales descarrilan y fracasan debido a la resistencia organizacional y los problemas de integración.
Aquí nos sumergimos en estrategias eficaces de adopción digital que prometen evitar los escollos habituales. Al combinar estas estrategias con un marco estructurado de gestión del cambio, tu empresa puede mejorar significativamente la experiencia del usuario, gestionar la resistencia y lograr una integración sin problemas.
Exploremos cómo alinear las estrategias de adopción digital con tus objetivos organizacionales, puede transformar los retos en oportunidades de éxito sostenido.
¿Qué es la adopción digital?
La adopción digital significa integrar a la perfección software, productos, aplicaciones, sitios web, etc., en tu rutina diaria. Esto conduce a mejores resultados empresariales, mejores experiencias de los empleados y mayor productividad.
Por ejemplo, pensemos en una agencia inmobiliaria que integra un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) en todas sus operaciones.
Al adoptar esta herramienta digital, la agencia facilita a su personal el acceso y la actualización de los datos de los clientes, el seguimiento de las interacciones y la gestión eficaz de los seguimientos. Esto significa menos tiempo dedicado al registro manual y más tiempo para la interacción con el cliente y el servicio, lo que conduce a una mayor productividad y una mejor satisfacción del cliente.
Para evitar confusiones, diferenciemos la adopción digital de la digitación, la digitalización y la transformación digital.
- La digitación consiste en convertir la información de un formato físico (analógico) a uno digital. Por ejemplo, una biblioteca que escanea su colección de libros y los convierte en PDF es digitación. La información sigue siendo la misma, pero ahora está en un formato al que se puede acceder electrónicamente.
- La digitalización utiliza las tecnologías digitales para hacer más eficientes los procesos empresariales. Por ejemplo, una tienda minorista que implanta un sistema de pedidos en línea. Esto acelera el sistema de pedidos y permite que más clientes compren cosas en la tienda.
- La transformación digital es más amplia. Incorpora la tecnología digital a todas las áreas de negocio, cambiando fundamentalmente la forma en que la empresa opera y ofrece valor a los clientes. Un ejemplo sería la transformación de un banco tradicional en una institución financiera exclusivamente en línea.
La adopción digital es crucial para beneficiarse plenamente de sus iniciativas de digitación, digitalización y transformación digital.
Importancia de la adopción digital
Con las empresas con una media de más de 315 aplicaciones SaaS a finales de 2022 y Gartner prediciendo un aumento del 6,8% en el gasto de TI para alcanzar los 5 billones de dólares en 2024, la necesidad de la adopción digital nunca ha sido más clara.
Sin embargo, la tecnología digital sólo es valiosa si sus clientes y empleados la utilizan plenamente. He aquí algunas ventajas de la adopción digital:
- Mayor eficiencia: la automatización de tareas rutinarias ahorra tiempo y reduce errores.
- Mejor toma de decisiones: el fácil acceso a los datos ayuda a los directivos y empleados a tomar decisiones informadas con rapidez.
- Mejora de la experiencia del cliente: el uso coherente de herramientas digitales puede ofrecer a los clientes un servicio más rápido y personalizado.
- Mayor satisfacción de los empleados: cuando la tecnología facilita el trabajo, la moral y la productividad de los empleados suelen aumentar.
- Ahorro de costes: los procesos más eficientes y las herramientas digitales pueden reducir los costes operativos con el tiempo.
- Flujo de trabajo mejorado: recibe actualizaciones en tiempo real para la delegación de tareas, elimina los correos electrónicos largos y completa las tareas más rápidamente.
¿Cómo puedes asegurarte de que tu empresa está preparada para la adopción digital? El equipo de Prosci Advisory Services trabaja con los clientes para evaluar la madurez de gestión del cambio y la preparación para el cambio de tu organización. Aplicando el Modelo de Madurez de la Gestión del Cambio de Prosci y sus herramientas, te ayudamos a identificar el estado actual de tu empresa y las áreas de mejora, lo cual es crucial para implementar con éxito las estrategias de adopción digital.
Sumerjámonos en las siete principales estrategias de adopción digital que maximizan el compromiso y la productividad de los empleados.
Perspectivas de expertos sobre cómo liderar una adopción exitosa de la IA
Estrategias de adopción digital
Antes de explorar las estrategias de adopción digital, es esencial evaluar el nivel de madurez de gestión del cambio en tu organización. Cuanto mayor sea su nivel de madurez, mejor preparado estarás para una adopción digital exitosa.
1. Alinear la adopción digital con los resultados empresariales
Vincula la adopción digital directamente con tus objetivos empresariales, mostrando a los empleados cómo puedes transformar los procesos clave y mejorar los resultados generales. Adapta iniciativas digitales a objetivos organizativos específicos, mejorando así los indicadores clave de rendimiento (KPI) como la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.
Por ejemplo, en una clínica sanitaria, impulsar la adopción efectiva de un nuevo sistema de citas online puede agilizar la programación, reducir los tiempos de espera de los pacientes y mejorar la calidad del servicio, contribuyendo directamente a mejorar la eficiencia y la satisfacción.
2. Entender y cultivar los comportamientos digitales necesarios
Utiliza herramientas analíticas para comprender el compromiso de los empleados con las aplicaciones digitales y detectar áreas de mejora.
Adapta las herramientas digitales a las necesidades específicas de los distintos departamentos para mejorar la eficiencia. Por ejemplo, los equipos de ventas pueden utilizar software CRM para realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes, mientras que los equipos de asistencia gestionan las consultas de los clientes. Ofrecer formación específica y oportunidades de practicar antes de la puesta en marcha garantiza que cada equipo pueda utilizar eficazmente estas herramientas.
Concéntrate en el aspecto humano de la adopción digital recabando opiniones y observando cómo utilizan los empleados las herramientas. También debes evaluar las áreas que afectarán a la forma de trabajar de las personas. Este enfoque garantiza que la tecnología se adapte a las necesidades de los usuarios. Además, evalúa y fomenta una cultura empresarial que apoye el cambio, facilitando una adopción más fluida de las innovaciones digitales.
3. Personalizar el contenido digital para las diversas necesidades de los empleados
Promover la adopción digital significa intensificar el juego de la formación y reconocer que las habilidades tecnológicas, las funciones laborales y las preferencias de aprendizaje varían ampliamente en una organización. Esta variedad hace que la formación tradicional de un solo método sea irrelevante.
¿Cuál es la solución? Ir más allá de la mera entrega de nombres de usuario o manuales.
Considera la posibilidad de utilizar guías en pantalla u orientaciones dentro de la aplicación personalizadas para la función y las necesidades de cada usuario. Personalizar el contenido de las aplicaciones que se utilizan a diario es crucial, ya sea en el sector de la fabricación, la sanidad o la administración pública. Este enfoque garantiza que cada usuario pueda navegar y utilizar las herramientas de forma eficaz.
4. Iterar y optimizar las herramientas digitales basándose en la retroalimentación continua
Una verdadera adopción digital significa que los empleados están aprovechando al máximo la tecnología de su organización; para ello, necesitas medir y mejorar sus patrones de uso.
Supervisar el nivel de adopción de la tecnología por parte de los empleados a través de las herramientas de análisis es importante, pero recuerda que las métricas como el tiempo pasado en una aplicación apenas ofrecen una visión en profundidad. Sería mejor que hicieras un seguimiento del compromiso de los usuarios, su comportamiento y la experiencia que tienen con la aplicación.
Con la ayuda de estos datos, puedes hacer un seguimiento de las funciones que son un éxito o un fracaso. Esto te permitirá seguir creando una formación relevante que aborde esos problemas.
5. Superar la resistencia con los principios de Gestión del Cambio de Prosci
Los proyectos de adopción digital fracasan y la principal razón es la resistencia de los empleados. Sin una evaluación adecuada de la preparación y madurez para el cambio y una estrategia de gestión del cambio bien definida, los empleados pueden resistirse a utilizar las nuevas herramientas digitales por falta de comprensión, miedo al cambio o formación inadecuada.
Con una estrategia eficaz de gestión del cambio, los estudios demuestran que hay hasta siete veces más probabilidades de éxito en un proceso de adopción digital en toda la empresa.
Centrarse demasiado en las actualizaciones tecnológicas, en lugar de un enfoque holístico para gestionar el cambio, es un descuido crítico. Por ejemplo, implantar nuevos sistemas ERP sin preparar suficientemente a los usuarios y abordar los pasos preliminares necesarios, como la limpieza de datos.
El enfoque de gestión del cambio estructurado y centrado en las personas de Prosci puede ayudarte a superar los retos de la adopción digital.
La metodología Prosci incluye
- Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT ) - Muestra los aspectos críticos de cualquier cambio y cómo se relacionan con la salud del proyecto.
- Modelo ADKAR de Prosci - Un modelo para el cambio individual diseñado para guiar a las personas a través de las transiciones mientras se abordan las barreras para la adopción
- Proceso de 3 fases de Prosci - Un marco estructurado para impulsar el éxito del cambio y la adopción a escala
La metodología Prosci
Prosci también ofrece formación específica para cada cliente con planes y estrategias de comunicación, que analizaremos en breve.
6. Aprovechar el liderazgo y los defensores del cambio
Para que la adopción digital funcione bien, es importante que los líderes respalden plenamente el esfuerzo. Cuando los altos directivos patrocinan el esfuerzo de adopción digital, aumentan el espíritu y el impulso del equipo. Equipar a estos líderes para que desempeñen sus funciones clave durante el cambio es fundamental para superar los obstáculos.
Crear un equipo de colaboradores en toda la empresa ayuda a difundir el entusiasmo por la adopción de nuevas herramientas digitales. Estos partidarios, o agentes del cambio, desempeñan un papel clave a la hora de promover el uso de estas herramientas y recoger opiniones para mejorarlas. Celebrar cada éxito, grande o pequeño, ayuda a crear una cultura que siempre busca mejorar y apoya la adopción digital continua.
7. Asociarse con una empresa de gestión del cambio
Propuesta de valor unificada de Prosci
Asociarse con un proveedor de gestión del cambio probado ayuda a tus esfuerzos de transformación digital con:
- Modelos y marcos basados en la investigación
- Habilidades y experiencias expertas
- Apoyo práctico y desarrollo de capacidades
Todo esto te ayudará a gestionar el cambio de manera más fluida mientras te mantienes alineado con los objetivos y cultura organizacional.
Por ejemplo, un líder de cambio certificado de Prosci con profunda experiencia en gestión de proyectos/integración de gestión del cambio, implementación de sistemas ERP y transformación digital puede:
- Proporcionar coaching personalizado
- Guiar a los empleados nuevos en la metodología Prosci
- Ayudar a las personas a aplicar la metodología a sus funciones y proyectos específicos
Con el apoyo de un Asesor Prosci, los empleados aprenden a implementar la Metodología Prosci con éxito, más rápidamente y con menos interrupciones en el cronograma del proyecto. Los estudios han demostrado que las organizaciones que aplican una excelente gestión del cambio experimentan tasas de éxito significativamente más altas.
Correlación de la eficacia de la gestión del cambio con el cumplimiento de los objetivos
Cómo ADKAR ayuda con la adopción digital
Es importante centrarse tanto en la tecnología como en las personas que la utilizan al integrar las tecnologías digitales. El Modelo ADKAR® de Prosci ofrece un enfoque estructurado para una adopción digital exitosa.
Modelo ADKAR de Prosci
Los escollos comunes a los que se enfrentan las empresas durante la adopción digital incluyen:
- Poner demasiado énfasis en la tecnología en sí, en lugar de en aquellos que necesitan adoptarla y utilizarla.
- No transmitir las razones del cambio, sus ventajas y su impacto personal.
- Dar por sentado que los empleados acogerán bien la nueva tecnología sin crear un plan claro para su adopción.
- No proporcionar suficientes recursos para que los usuarios adquieran destreza.
- Abrumar a los empleados con demasiados cambios a la vez.
El modelo ADKAR contribuye a la adopción digital ayudando a crear
- Consciencia: de la necesidad del cambio.
- Deseo: de participar y apoyar el cambio.
- Conocimientos: sobre cómo cambiar.
- Capacidad: para poner en práctica las habilidades y comportamientos necesarios.
- Refuerzo: para mantener el cambio.
Lee cómo una multinacional alimentaria lanzó con éxito su complejo sistema SAP con la ayuda de la formación y las herramientas de Prosci.
El camino a seguir: Estrategias de adopción digital para un crecimiento sostenible
Ahora que ya sabes cómo la combinación de estrategias de adopción digital con una gestión estructurada del cambio puede conducir a un éxito duradero, prepárate para el siguiente paso. Con más de dos décadas de experiencia, Prosci entiende los retos y oportunidades que conlleva la adopción digital, por lo que estamos bien equipados para apoyar tu integración digital de manera eficaz.
