Guía para la gestión ágil de proyectos

¿En qué consiste la gestión ágil de proyectos?

Cuando se trata de gestionar proyectos, la velocidad lo es todo. Pero ¿cómo conseguir aumentar la velocidad del software y lograr una gestión ágil de proyectos?

La clave está en adoptar metodologías ágiles, basadas en la entrega continua y la integración de los comentarios de los clientes en cada iteración.

Los equipos de software que aplican una administración ágil en la gestión de proyectos aumentan su velocidad de desarrollo, amplían la colaboración y fomentan la capacidad de responder mejor a las tendencias del mercado.

A continuación, te mostramos las características que definen los proyectos ágiles.

Características de proyectos ágiles

Para una gestión ágil se precisan cinco características que te comentamos a continuación:

• Transparencia: significa que todas las partes implicadas del proyecto comparten la visión del proceso de forma que todos los integrantes comprendan lo que están haciendo sus compañeros y cómo lo realizan, lo que los anima a compartir sus ideas con libertad.
• Enfoque en el cliente: el objetivo es ofrecer al cliente no solo lo que quiere, sino lo que realmente necesita. Para ello, hay frecuentes bucles de retroalimentación que sirven como puntos de control en los que el cliente puede ver cómo se ve en la práctica "lo que creía que quería".
• Adaptabilidad: la idea principal de la gestión ágil de proyectos es hacer que los equipos sean más receptivos a los cambios como resultado de los puntos de control mencionados anteriormente. Para ello, Agile se centra en un enfoque iterativo en el que los equipos dividen y entregan sus proyectos en pequeñas partes, conservando así la flexibilidad ante un posible cambio para el trabajo restante.
• Sentimiento de pertenencia: otra característica que la "agilidad" aporta a la gestión de proyectos es el inculcar un sentido de propiedad en el equipo, lo cual contribuye a un liderazgo más eficaz y efectivo.

Los proyectos ágiles dejan gran parte del proceso de toma de decisiones en manos de los miembros del equipo, por lo que tiene sentido incluirlos activamente en el proceso de planificación y permitirles decidir cómo ejecutar sus propias tareas.

• Mejora continua: la mejora continua es una parte fundamental del proceso. Significa que, a lo largo del desarrollo del proyecto, los equipos participan en ciclos de aprendizaje continuos, a diferencia de las grandes sesiones de "lecciones aprendidas" al final del proyecto.

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Beneficios de la gestión ágil de proyectos

Tu empresa quiere mejorar la calidad de sus productos y la satisfacción de sus clientes. Para ello considera que ha llegado el momento de realizar un cambio en su gestión y adoptar un sistema ágil.

Una gestión ágil aporta una serie de beneficios: mejor calidad de producto, mayor satisfacción del cliente, aumento de la motivación de los empleados, así como un mejor control y previsibilidad.

A continuación, te mostramos estos beneficios:

1. Fomenta un enfoque proactivo por parte de los miembros del equipo en busca de la excelencia del producto.
2. Aumenta la satisfacción del cliente al estar involucrado y comprometido durante todo el proceso de desarrollo. A través de las entregas de demostraciones, el cliente experimenta en tiempo real las mejoras introducidas en el proceso.
3. Una mayor motivación de los empleados por los equipos de trabajo autogestionados facilita el desarrollo de la capacidad creativa e innovadora entre sus miembros.
4. La división del trabajo colaborativo por equipos y roles diferentes permite una mejor organización del trabajo.
5. Las métricas más relevantes utilizadas para estimar parámetros como el tiempo, el coste, el rendimiento, etc. suelen ser más realistas gracias a la división en pequeñas fases.
6. Tener la oportunidad de revisar y adaptar el producto a lo largo de todo el proceso permite un mayor control sobre el trabajo por parte de todos sus miembros, lo que a su vez también permite aumentar considerablemente la capacidad de predicción del tiempo y los costes.
7. Toda gestión de proyectos ágiles permite la identificación de los errores durante el desarrollo, lo que reduce los costes.

Fases de gestión ágil de proyectos

En todo proceso de gestión ágil de proyectos existen 5 fases que se deben tener en cuenta: Visualizar, especular, explorar, adaptar y conclusiones.

1. Primero daremos un vistazo a la fase de visualización: cuando creas una visión de alto nivel del producto o servicio para tus clientes, puedes determinar quién participará en el proyecto.
2. Luego pasaremos a la fase de especulación: en esta etapa, los equipos reúnen los requisitos generales iniciales de un producto o servicio e iteran el desarrollo basándose en esa visión.
3. Después, la fase de exploración: trabajaremos en los entregables con el objetivo de obtener la opinión del cliente lo antes posible.
4. Por último, la adaptación: revisar los entregables y adaptarlos según sea necesario en función de las condiciones actuales.
5. Y finalmente, el cierre del proceso, de donde se sacan las conclusiones del proyecto, comunicando sus resultados clave a las partes interesadas y cerrando cualquier cuestión pendiente relacionada con el cierre del proyecto.

El objetivo es adaptarse a acciones futuras basándonos en ese feedback constante y, si fuera necesario, aplicar pequeñas modificaciones al trabajo entregado en lugar de rehacer el proyecto desde el inicio.

Métodos para la administración ágil de proyectos

Los métodos más comunes para un sistema ágil de proyectos son:

Método de proyectos ágiles Kanban

Kanban es un método de trabajo para el desarrollo ágil de software que se creó hace una década. Requiere una comunicación en tiempo real sobre la capacidad, así como una total transparencia del trabajo.

Los elementos de trabajo se representan visualmente en un tablero Kanban, lo que permite a los miembros del equipo ver el estado de los demás en cualquier momento. 

Método de proyectos ágiles Scrum

Scrum es un marco que permite el trabajo colaborativo entre equipos. Este método anima a los equipos a aprender a través de las experiencias, abordar un problema y reflexionar sobre sus victorias y derrotas para mejorar continuamente.

Aunque se considera un marco de sistemas ágil, consiste en un conjunto de reuniones, herramientas y funciones que, de forma coordinada, ayuda a los equipos a abordar sus objetivos.

Otros

Otro método bastante común sería el Scrumban. Nace a partir de Kanban con el objetivo de facilitar en scrum el poder avanzar, poniendo el foco en la mejora constante y el cambio evolutivo.

Visualiza el trabajo, limita el que está en curso (WIP), añade más columnas al tablero de Kanban, prioriza las tarjetas de cada columna por su posición, no hace estimaciones, por tanto, todo lo que no aporta valor lo considera un desperdicio, y realiza planificaciones según la demanda del equipo.

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