Las Siete Mejores Prácticas en Gestión del Cambio

Prosci ha investigado las mejores prácticas en Gestión del Cambio durante más de 25 años. Para cada edición del informe de las Mejores Prácticas en Gestión del Cambio , preguntamos a nuestros participantes: 

"¿Cuáles son los principales contribuidores a una iniciativa exitosa de gestión del cambio?" 

Colectivamente y de manera consistente, las respuestas de los participantes apuntan a siete factores sencillos que impactan en los resultados de una iniciativa de cambio. Estas son las mejores prácticas en Gestión del Cambio, según lo informado a Prosci por miles de líderes del cambio en todo el mundo.

Investigación Interactiva y Datos

A partir de la 12ª edición, el informe de investigación de Prosci sobre las Mejores Prácticas en Gestión del Cambio te ofrece una mayor profundidad de información a través de funciones interactivas. Puedes personalizar los datos por industria, tamaño de la organización y tipo de proyecto para respaldar tus cambios específicos. También puedes leer comentarios de los participantes, cruzar datos de referencia y explorar libremente datos en una variedad de áreas. Nuestro objetivo es capacitarte para descubrir las perspectivas de Gestión del Cambio que son más relevantes para ti y tu organización. 

La discusión que sigue aquí es solo una pequeña muestra de nuestros hallazgos más recientes.

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Las 7 Mejores Prácticas en Gestión del Cambio

1. Movilizar un patrocinio ejecutivo activo y visible.
2. Aplicar un enfoque estructurado de Gestión del Cambio.
3. Involucrarse con los empleados de primera línea.
4. Comunicar de manera frecuente y abierta.
5. Comprometerse e integrarse con la gestión de proyectos.
6. Asignar recursos para Gestión del Cambio.
7. Involucrarse y apoyar a los gerentes de personas.

Los participantes en la investigación que identificaron estos factores contribuyentes al cambio exitoso son practitioners experimentados, líderes de proyectos, ejecutivos y consultores. El cuarenta por ciento de los participantes en la 12ª edición del estudio de las Mejores Prácticas en Gestión del Cambio tienen más de nueve años de experiencia en Gestión del Cambio, mientras que el 9% ha estado aplicando Gestión del Cambio durante menos de un año. 

1. Movilizar un patrocinio ejecutivo activo y visible

Contar con un líder positivo que guíe activamente a la organización a través del cambio y participe visiblemente durante todo el ciclo de cambio ha perdurado como el principal contribuyente al éxito desde 1998. La importancia del patrocinio es citada con más frecuencia que cualquier otro factor, y los participantes consistentemente utilizan las palabras clave "activo y visible" para describirlo. El patrocinio activo y visible significa que el patrocinador: 

• Apoya el cambio al prestar atención constante al cambio y a la necesidad de gestión del cambio

• Promociona el cambio liderando y motivando a otros en la organización 
• Toma decisiones efectivas e influyentes con respecto al cambio, incluyendo la alineación de prioridades entre otros líderes en la organización 
• Mantiene comunicación directa con los equipos de gestión de proyectos y gestión del cambio y permanece accesible durante el cambio. 
• Influye en los pares para mantener el apoyo y participar en una coalición de patrocinio 

El 48% de los participantes en la investigación afirman tener un patrocinador efectivo o muy efectivo. Debido a que la efectividad del patrocinador se correlaciona con la probabilidad de cumplir los objetivos del proyecto, sus organizaciones generalmente disfrutan de altos índices de éxito en el cambio. 

De hecho, nuestra investigación muestra que los proyectos con patrocinadores extremadamente ineficaces solo tenían un 27% de probabilidad de cumplir sus objetivos en comparación con el 79% de proyectos con patrocinadores extremadamente efectivos, lo que representa casi un aumento de tres veces en la probabilidad de éxito. 

2. Aplicar un enfoque estructurado de Gestión del Cambio

Un enfoque intencional y definido para gestionar el cambio proporciona la estructura necesaria para mantenerse en el camino correcto. Asigna tiempo adecuado para actividades significativas y permite espacio para identificar y abordar las brechas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El uso de un enfoque formal también hace que los procesos sean repetibles para la aplicación consistente de la gestión del cambio en más iniciativas a través de una organización. Las palabras clave que surgieron cuando los participantes describieron esta mejor práctica incluyen: 

• Establecido 
• Personalizable 
• Escalable 
• Claro y bien pensado 
• Fácil de implementar en múltiples cambios 
• Fácil de aplicar en cada fase del proyecto 

Cómo las organizaciones utilizan un enfoque estructurado varía en la investigación. El sesenta y nueve por ciento utiliza una metodología de gestión del cambio como guía general, como lista de verificación para las actividades, para monitorear el progreso, o una combinación de estos enfoques. 

Una vez más, la investigación revela cuánto contribuye la aplicación de un enfoque estructurado al éxito. De los participantes que aplicaron una metodología específica, el 59% logró niveles buenos o excelentes de efectividad en Gestión del Cambio, mientras que solo el 26% logró los mismos niveles de efectividad sin un enfoque estructurado. 

3. Involucrarse con los empleados de primera línea

En la 12ª edición, involucrarse con las personas en la primera línea de la organización asciende a la tercera posición como una de las mejores prácticas más citadas, desplazando las comunicaciones frecuentes y abiertas a la cuarta posición. 

Aplicamos Gestión del Cambio para ayudar a las personas a comprender por qué el cambio es necesario y cómo les afectará, y para equiparlos para hacer la transición a través del proceso de manera exitosa, lo que culmina en resultados exitosos para las organizaciones. Dado este objetivo, está claro por qué el compromiso y la participación de los empleados se identifican como un factor clave para el éxito. Las tácticas para aumentar el compromiso incluyen:

• Destacar "¿Qué hay para mí?" (WIIFM, por sus siglas en inglés) 
• Identificar y construir relaciones con grupos impactados 
• Asegurarse de que los grupos impactados reciban el nivel adecuado de capacitación 
• Involucrar a los empleados en la identificación y planificación de una solución propuesta y el estado futuro

El objetivo de estos esfuerzos es ayudar a los empleados a demostrar disposición para participar en el cambio y colaborar con las personas que lo lideran.

Participar en actividades de refuerzo y sostenimiento con los empleados de primera línea es un paso crítico en el proceso de Gestión del Cambio. Pero las organizaciones que están saturadas de cambios a menudo descuidan estas actividades y consideran erróneamente un cambio como completo al momento de la salida en vivo (go live).

Abordar de manera inadecuada las actividades de refuerzo y sostenimiento tiene un impacto negativo en el resultado del cambio. Como muestran los datos, los participantes que asignaron recursos para actividades de refuerzo, incluyendo la interacción con los empleados impactados, tenían más probabilidades de lograr los objetivos del proyecto que aquellos que no lo hicieron.

4. Comunicar de manera frecuente y abierta

Los practitioners de gestión del cambio a menudo luchan contra el malentendido de que la gestión del cambio es "solo comunicaciones". Aunque la gestión del cambio es mucho más que eso, las comunicaciones efectivas son críticas para liderar el cambio con éxito. Además de la frecuencia, los participantes citaron estos factores como importantes para el éxito:

• Ritmo
• Consistencia 
• Transparencia 
• Múltiples canales de comunicación 
• Emisores preferidos 

Se destaca, el 58% de los empleados prefiere recibir comunicaciones sobre los impactos personales del cambio directamente de sus supervisores. La mayoría quiere conocer las razones comerciales del cambio directamente del CEO. Sin embargo, un número significativo de participantes en el estudio de la 12ª edición también mencionaron a otros ejecutivos, altos directivos y jefes de departamento como emisores preferidos de mensajes organizacionales. 

Además, los participantes identificaron temas importantes para comunicar, como por qué está ocurriendo el cambio, expectativas, perspectivas del plan a largo plazo, cómo afectará el cambio a los empleados y los impulsores comerciales esenciales.

5. Comprometerse e integrarse con la gestión de proyectos

La investigación de Prosci subraya la mejor práctica de integrar el trabajo de Gestión del Cambio con las actividades de gestión de proyectos. Estas disciplinas complementarias naturalmente se cruzan a lo largo de la vida de una iniciativa, lo que permite una propuesta de valor unificada y cambios más exitosos.

En nuestra investigación, casi tres cuartos de todos los encuestados integran el trabajo de gestión de proyectos y el trabajo de gestión del cambio hasta cierto grado. Las dimensiones de integración incluyen personas, procesos, metodología, resultados y consecuencias, herramientas y otras áreas, siendo las personas la dimensión más común con un 86%. 

Ejemplos específicos de integración incluyen: 

• Agregar actividades de Gestión del Cambio al plan del proyecto
• Trabajar de manera colaborativa con el equipo del proyecto 
• Alinear los planes y fechas de cambio con los planes y fechas del proyecto
• Combinar o asignar responsabilidades y roles
• Proporcionar capacitación en Gestión del Cambio al equipo del proyecto

Cada vez más organizaciones se dan cuenta del valor de integrar la gestión de proyectos y gestión del cambio Y los participantes en la investigación que integraron estas dos disciplinas tuvieron muchas más probabilidades de cumplir o superar los objetivos del proyecto que aquellos que no integraron.

6. Asignar recursos para Gestión del Cambio

Tu proyecto necesita recursos y financiamiento dedicados para llevar a cabo el trabajo de gestión del cambio. Recursos y financiamiento dedicados para Gestión del Cambio implica tener acceso a:

• Suficiente financiamiento y recursos
• Recursos dedicados con experiencia en Gestión del Cambio
• Un equipo de cambio o comunidad de individuos flexibles, ambiciosos, decididos y colaborativos

Como dijo un participante en la investigación: "Si no es responsabilidad de alguien, entonces no es responsabilidad de nadie". Para obtener los beneficios de gestión del cambio, alguien debe ser responsable de ella y tener acceso a una cantidad adecuada de financiamiento.

Los datos revelan una correlación positiva y significativa entre tener un recurso dedicado (persona) y la efectividad general de gestión del cambio. Los participantes con recursos dedicados tenían significativamente más probabilidades de lograr una efectividad buena o excelente en la Gestión del Cambio que aquellos sin un recurso dedicado.

7. Involucrarse y apoyar a los gerentes

Los gerentes pueden convertirse en el mejor aliado de un change practitioner en tiempos de cambio porque están más cerca de los empleados afectados por el cambio. Los participantes en la investigación explican este principal contribuyente como: 

• Enfatizando la comunicación sobre el cambio y los roles de los gerentes en el cambio. 
• Realizando reuniones individuales, reuniones de equipo y sesiones de alineación 
• Centrándose en la construcción de la consciencia, incluyendo cómo el cambio les afectará, las razones comerciales para el cambio y la necesidad de gestión del cambio 
• Proporcionando materiales, herramientas y apoyo que ayuden a los gerentes a comprender y navegar el cambio 
• Involucrando y comprometiendo a los gerentes durante las primeras fases del cambio y a lo largo del ciclo de vida del proyecto 

La investigación identificó a los gerentes de nivel medio como el grupo más resistente al cambio, con un 43% de los participantes identificándolos como tal. Investigaciones previas muestran que una gran parte de esta resistencia puede ser mitigada al abordar detalladamente a este grupo en los planes de cambio.

Data Interactiva de las Mejores Prácticas en Gestión del Cambio

Prosci ha producido 12 informes de Mejores Prácticas en Gestión del Cambio en los últimos 25 años, recopilando datos de más de 10.800 respuestas proporcionadas por profesionales de gestión del cambio en 38 industrias en 101 países. Puedes aplicar las mejores prácticas y datos interactivos en el Research Hub para: 

• Comenzar tu trabajo de Gestión del Cambio con los conceptos que son más importantes.
• Evaluar tu enfoque actual en comparación con los datos agregados.
• Adaptar tu enfoque entendiendo prácticas efectivas en industrias y regiones específicas, según los ingresos y la demografía de la organización y más.
• Incorporar intencionalmente las mejores prácticas en tu trabajo diario.
• Hacer crecer la madurez de tu organización en Gestión del Cambio.

A medida que Gestión del Cambio gana impulso como disciplina crucial, las organizaciones en todo el mundo están adoptando enfoques centrados en las personas que facilitan una transformación exitosa. Al incorporar estas mejores prácticas, tú y tu organización pueden seguir evolucionando y aprendiendo junto con la disciplina, logrando aún más éxito con los cambios.

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