Cómo gestionar en los equipos de trabajo la transformación a un sistema automatizado

En pleno siglo XXI y con el antecedente de la crisis del coronavirus, parece que apostar por las nuevas tecnologías en todos los ámbitos de la organización ha dejado de ser una opción para convertirse en una obligación si se quiere conservar la competitividad y la posición en un mercado en constante cambio. Además, la digitalización de los procesos puede abrir nuevos horizontes a una empresa que serían inalcanzables de forma física. 

Qué es la automatización de procesos  

La automatización de los procesos fundamentales de la transformación digital de las empresas consiste en implementar soluciones tecnológicas para sustituir las tareas manuales repetitivas por procesos automáticos, esto con el objetivo de optimizar los flujos de trabajo. 

Diferencias entre un sistema manual y un sistema automatizado   

Las diferencias entre un sistema manual y uno automatizado son notables y tienen consecuencias relevantes en la eficiencia y competitividad de la organización. 

• Un sistema manual depende de la intervención humana para su funcionamiento, por lo que su fiabilidad, eficiencia y eficacia dependen de muchos factores como la habilidad, la capacidad, la atención o la percepción, los cuales están sujetos a grandes variaciones. En este sistema la posibilidad de cometer errores, es alta. 
• Por otro lado, un sistema automatizado gestiona la información de forma autónoma en base a parámetros previamente programados, lo que los hace mucho más fiables y seguros y con una tasa de error mínima, puesto que operan sin influencia de factores subjetivos. 

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La transformación cultural: Un factor clave para la automatización de procesos  

Para que cumpla sus objetivos, la automatización de los procesos no debe limitar su alcance a un mero cambio de herramientas de trabajo, sino que debe ir de la mano de una transformación cultural profunda, ya que afecta aspectos básicos de la organización como las metodologías de trabajo, los procesos de toma de decisiones o la visión de negocio. 

Por ello, la transformación digital de una organización debe ser planteada de forma integral, contemplando cómo impactarán los nuevos procesos de trabajo a la jerarquía y liderazgo de la empresa, así como a su modelo de negocio, competitividad y posición en el mercado. 

No en vano, las culturas digitales tienen determinadas características que pueden considerarse disruptivas desde un punto de partida analógico, por lo que el cambio debe planificarse adecuadamente. Dichas características son: 

• Innovación: Curiosidad, disposición a afrontar nuevos desafíos, apuesta por el pensamiento divergente y las perspectivas independientes.
• Agilidad: Capacidad de adaptación rápida al cambio en entornos en constante evolución.
• Visión: Comprensión del funcionamiento y procesos tanto de la propia organización como del mercado. 
• Orientación al futuro: Planificación y reforzamiento de los comportamientos dirigidos al cumplimiento de los objetivos de transformación digital y a evitar riesgos. 
• Orientación digital: Incentivar el conocimiento y aprendizaje de las personas en el área digital y destacar sus contribuciones a la transformación.
• Claridad: Comunicación clara, eficiente y coherente en torno a la transformación digital. 

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Beneficios de la digitalización de procesos  

Al apostar por la digitalización, las empresas pueden adecuarse a las tendencias del mercado y las demandas de los clientes, sin cerrar sus puertas. Además, ayuda a las empresas a mantener su nivel de competitividad y posición en el mercado, ya que la tecnología nunca deja de evolucionar. A continuación, algunos de los beneficios de la digitalización en las organizaciones: 

Reducción de costes  

Los procesos de digitalización empresarial reducen los costes. Esto se debe a que permiten que las empresas se vuelvan más eficientes, más ágiles y más enfocadas en las actividades fundamentales. 

De esta manera se minimizan los errores y fallos y se reducen los gastos no planificados, por lo que se incrementa la rentabilidad de la organización. 

Ahorro de tiempo  

Todos los procesos se agilizan con la digitalización. La transformación digital promueve la implantación de economías de escala, las cuales permiten aumentar la producción al mismo tiempo que se disminuyen los costes fijos. 

En esta línea, la distancia temporal desde el comienzo hasta el final de la cadena de valor de los productos o servicios se acorta gracias a la automatización de procesos, lo que contribuye a mejorar la eficiencia de la empresa.  

Aumento de la productividad y eficiencia  

Las nuevas tecnologías como el big data o las soluciones basadas en la inteligencia artificial son capaces de predecir la demanda de los clientes. Gracias a ellas es posible realizar una asignación de recursos mucho más eficiente con el objetivo de acortar los tiempos de producción. 

Además, la automatización de los procesos junto con la capacidad de almacenar información en la nube permite liberar a los empleados de la realización de tareas que se pueden hacer de forma automática.

Optimización de la mano de obra  

La optimización de los procesos también implica la optimización de las plantillas de trabajadores. La digitalización permite simplificar los procesos de selección y contratación, facilita la formación en nuevas competencias, posibilita la implantación de nuevas modalidades de trabajo, como el teletrabajo, y favorece la retención de talento. 

Todo ello, revierte en una mayor calidad del servicio al cliente, un incremento de la productividad y mejores resultados en la organización. 

Mayor seguridad en los datos  

Debido a la automatización de los procesos, la información interna y de los clientes se puede almacenar en bases de datos protegidas por el cifrado con la mayor seguridad posible. 

Esto reduce las posibilidades de que se pierda o se filtre información confidencial y facilita la búsqueda de datos específicos. 

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Llevar a cabo la transformación digital en una organización requiere de una planificación y gestión integrales que contemplen tanto sus implicaciones técnicas como humanas. 

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