¿Qué es la Saturación del Cambio?

La saturación del cambio ocurre cuando se implementan múltiples iniciativas de cambio dentro de una organización y la dirección falla en considerarlas todas. Esto suele deberse a que la dirección no lleva un seguimiento adecuado, permitiendo que todos los cambios ocurran al mismo tiempo. El resultado es a menudo una adopción deficiente de los cambios, fatiga por el cambio o un aumento en la rotación de empleados.

Según investigaciones, el 54% de los empleados que sienten fatiga por el cambio buscan un nuevo puesto, el 48% se sienten más cansados y estresados en el trabajo, y el 37% confía menos en su empleador. Los efectos de la saturación de cambios pueden alterar el tejido de la cultura laboral y causar consecuencias negativas en el rendimiento y la productividad.

Además, la saturación del cambio puede dañar a tu organización causando fatiga y desmotivación en los empleados, lo que conduce a no alcanzar los objetivos, un rendimiento deficiente y, en última instancia, una reducción del beneficio.

Cómo Evaluar la Saturación del Cambio

Cada organización enfrenta de manera única la saturación de cambios, lo cual depende directamente de su capacidad para manejar las novedades, un concepto conocido como capacidad de cambio. Esta capacidad está moldeada por la cultura de tu empresa, su historia y la habilidad de tus empleados para adaptarse a los cambios.

El Modelo de Saturación del Cambio de Prosci desglosa la capacidad y la disrupción de cambio, las dos fuerzas motrices detrás de la saturación.

La disrupción por cambios se refiere al impacto colectivo de múltiples cambios simultáneos, desde actualizaciones procedimentales menores hasta cambios estratégicos mayores, cada uno exigiendo recursos y atención de su equipo de proyecto. Delinea los elementos clave que influyen en la capacidad de adaptación de su equipo.

Modelo de Saturación del Cambio de Prosci

Al identificar anticipadamente los puntos que podrían sobrecargar el sistema, mediante el uso del modelo de Prosci, su organización puede esquivar el estrés y los efectos negativos de enfrentarse a demasiados cambios de manera simultánea. De igual manera, al organizar la secuencia de cambios en sus proyectos actuales a través de una matriz de riesgo, podrá detectar qué proyectos se están lanzando al mismo tiempo y luego determinar el impacto de los proyectos de alto riesgo en grupos específicos de personas.

Esta previsión posibilita el lanzamiento de nuevas iniciativas a un ritmo manejable, garantizando así el bienestar de su equipo de proyecto.

Realiza encuestas a los empleados

En Prosci, otorgamos máxima prioridad a los aspectos humanos de gestión del cambio.

Según estudios recientes, el 73% de los empleados impactados por iniciativas de cambio reportaron niveles de estrés de moderados a altos. Para comprender mejor los efectos del estrés en las personas, sugerimos recabar la opinión de los empleados mediante encuestas ADKAR.

El Modelo Prosci ADKAR® constituye un esquema para la comprensión del cambio a nivel personal. A través de una encuesta ADKAR, se evalúa la posición de los individuos en cuanto a Consciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Refuerzo: las cinco etapas cruciales que una persona experimenta durante el proceso de cambio.

El Modelo Prosci ADKAR®

Los resultados de la encuesta ADKAR arrojan luz sobre el nivel de preparación de sus empleados para ejecutar y gestionar el cambio, subrayando los puntos en los que puedan necesitarse apoyos adicionales o recursos para una implementación exitosa.

Evalúa el desempeño

Un indicador fundamental de la saturación del cambio es el rendimiento de los empleados. Si observa un aumento en la cantidad de personas que renuncian a sus puestos, incrementan sus días de enfermedad o disminuyen su productividad, podría ser una señal de que están teniendo dificultades para adaptarse a la multiplicidad de cambios.

Además del rendimiento individual, el análisis de métricas financieras tales como el crecimiento de los ingresos y los márgenes de beneficio permite evaluar el impacto negativo de los cambios en su organización. Las pérdidas financieras y el no alcanzar las metas establecidas son claros indicativos de que una organización está lidiando con la saturación de cambios.

Compara 

Para comprender la eficacia con la que su organización gestiona los cambios, es crucial analizar indicadores clave como el crecimiento de ingresos, la rotación de empleados y la retención de clientes, comparándolos tanto con los estándares de la industria como con el desempeño previo de su propia empresa.

Utilice un método claro y secuencial para garantizar la obtención de información valiosa.

Por ejemplo, si la tasa promedio de rotación de empleados en su sector es del 10% pero la suya se eleva al 20% durante una iniciativa de cambio significativo, esto indica que su estrategia para manejar los cambios podría requerir ajustes. Examina situaciones similares de su pasado para determinar si un alto índice de rotación es un problema recurrente o si está vinculado específicamente a este cambio en particular.

Comprender estos patrones es fundamental para realizar los ajustes necesarios que permitan manejar los cambios de manera más eficaz y fortalecer su organización.

Cómo Manejar la Saturación del Cambio

Una vez que comprendes los efectos perjudiciales de la saturación del cambio, puedes comenzar a abordarla mediante una gestión enfocada del portafolio de iniciativas.

El proceso del Portafolio de Gestión del Cambio de Prosci constituye un enfoque estructurado y un conjunto de herramientas diseñadas para comprender y manejar de manera integral la saturación y colisión de cambios. Este portafolio facilita la visualización, gestión y optimización de diversas iniciativas de cambio, permitiendo así que los interesados tomen decisiones bien fundamentadas y atenúen el impacto adverso de la saturación y colisión de cambios.

Definición del portafolio

Prosci caracteriza el portafolio de cambios como el conjunto total de iniciativas de cambio dentro de una organización, abarcando desde proyectos de equipos pequeños hasta cambios transfuncionales extensos. Nos comprometemos a clarificar estas iniciativas para usted, dado que son esenciales para determinar la magnitud y la complejidad de los cambios en curso.

La evaluación de un portafolio implica comprender el dominio de la organización sobre los cambios, así como los recursos disponibles, tales como el respaldo de liderazgo y las habilidades en gestión de proyectos. Esto permite a Prosci identificar con precisión zonas de saturación de cambios, colisiones y posibles conflictos.

Prosci implementa el Modelo del Triángulo de Cambio (PCT) para una valoración y gestión eficaz de los portafolios de cambio. Dicho modelo destaca la importancia de lograr el éxito, el apoyo de liderazgo, la gestión de proyectos y la gestión del cambio, y cómo estos elementos se interconectan para trabajar de manera armónica. Además, asegura que las iniciativas de cambio se alineen con los recursos organizacionales y los objetivos estratégicos, facilitando así su implementación exitosa.

El Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT)

Recursos Necesarios

Identificar los recursos necesarios—como el tiempo, el dinero y el personal—es crucial. Esto permite asignar adecuadamente a cada proyecto lo que realmente necesita. La evaluación requiere comprender la magnitud del cambio, analizar los roles de los interesados y evaluar las capacidades de la organización.

Este enfoque se ilustra con el ejemplo del Departamento de Transporte de Colorado (CDOT), el cual se enfrentó al desafío de gestionar el cambio en un estado en rápido crecimiento y con recursos limitados. CDOT se asoció con Prosci para superar este reto, adoptando la Metodología Prosci y sus herramientas para desarrollar competencias de gestión de cambio internas.

La capacitación de Prosci dotó a los actores clave, incluidos los gestores de cambio, ejecutivos y empleados, con las herramientas necesarias para desempeñar sus roles de manera exitosa en los procesos de cambio. Una Licencia de Gestión de Cambio Empresarial brindó a los líderes de cambio la capacidad de desarrollar competencias específicas en grupos seleccionados dentro de la organización.

El enfoque integral culminó en diversos triunfos para CDOT, entre ellos:

• Mejora en el servicio al cliente y en la eficiencia operativa
• Disminución de los costos de capacitación
• Fomento del éxito en los cambios gracias a una red activa de Practicantes Certificados en Gestión de Cambio de Prosci
• Optimización de las prácticas Lean

Colaborando codo a codo con Prosci para poner en práctica procesos y herramientas, CDOT logró gestionar con eficacia los cambios requeridos para garantizar un sistema de autopistas seguro y eficiente.

Supervisión de iniciativas de cambio

Definir KPIs claros para cada iniciativa de cambio, abarcando el progreso respecto al presupuesto, hitos clave y la participación de los interesados, facilita considerablemente el monitoreo de la implementación de los cambios.

Un tablero de control del portafolio de cambios ofrece una visión integral sobre la asignación, cronogramas, dependencias y posibles conflictos. Este tablero debe actualizarse en tiempo real para detectar problemas a tiempo.

Una metodología efectiva para supervisar las iniciativas de cambio, así como para gestionar la saturación y las colisiones, es promoviendo la colaboración interfuncional dentro de su organización. Esta colaboración enriquece la comprensión de las distintas dinámicas organizacionales y agiliza la solución de obstáculos al cambio.

Establecer canales de comunicación abiertos

De acuerdo con estudios realizados, un 28% de los empleados encuestados siente que no ha obtenido la información esencial para comprender los cambios. Por ello, una gestión de cambio exitosa requiere de una comunicación transparente.

Oshkosh Corporation, una compañía manufacturera de alcance global, experimentó dificultades con la adopción de cambios por parte de los usuarios finales y decidió recurrir a la experiencia de Prosci para formar un equipo central de gestión de cambios. Dotados con la Certificación de Gestión de Cambios de Prosci, credenciales de Formador de Formadores y una Licencia Prosci, implementaron una gestión de cambios personalizada internamente.

Esto dio lugar a:

• Disminución de retrasos, lo que mejoró el retorno de inversión en proyectos
• Integración de la gestión del cambio con la gestión de proyectos y otros procesos clave
• Mejora en la comunicación entre la dirección, los gerentes y los empleados, contribuyendo a una cultura preparada para el cambio

La Lista de Verificación de Comunicaciones de Prosci constituye una herramienta esencial para alinear tus comunicaciones con las mejores prácticas del sector. Empléala como una brújula que te oriente tanto en la creación de tu plan de comunicación como en la evaluación de su eficacia actual.

Brindar apoyo

Ofrece a tus empleados el apoyo y los recursos necesarios para gestionar efectivamente los cambios en sus métodos de trabajo. Garantizar que los empleados se sientan libres de plantear dudas contribuye a su comprensión sobre el cambio e incrementa la eficacia de sus iniciativas de cambio.

La implementación de cualquier cambio organizacional puede alterar diversos aspectos de cómo las personas realizan sus trabajos, desde los sistemas y herramientas hasta las estructuras de reporte y los comportamientos críticos.

Diez Dimensiones del Impacto del Cambio

Logra una Gestión Exitosa de la Saturación del Cambio con Prosci

Un enfoque de gestión del cambio de abajo hacia arriba, como la Metodología Prosci, es esencial para integrar a los empleados y fomentar su colaboración. Un estudio realizado en 2022 indica que el 75% de las organizaciones implementa un enfoque de cambio de arriba hacia abajo. No obstante, la misma investigación muestra que el 55% de los empleados han sufrido impactos negativos al intentar mantener un alto rendimiento en medio de interrupciones. Además, la mitad de ellos ha tenido dificultades para encontrar la información necesaria para manejar su carga de trabajo.

Administrar el cambio organizacional como un portafolio te permite detectar dónde se producen choques entre tus cambios, así como identificar los grupos que están sobrecargados. Contar con esta visión estratégica facilita la planificación proactiva de actividades de gestión del cambio diseñadas para minimizar o eliminar la saturación y los choques, evitando así consecuencias adversas.