Prosci ayuda a empresa de entretenimiento a impulsar cambio de sistemas ERP

• 60 personas entrenadas en la metodología
• 86% de mejoría en el éxito de los proyectos
• 1,200 nuevos campeones para el cambio

El desafío

A menudo, a medida que las organizaciones crecen y se adaptan, se enfrentan a la necesidad de completar proyectos de planificación de recursos empresariales (ERP) a gran escala. Cambiar los programas y procesos es esencial para la continuidad de las operaciones, pero no siempre se consigue un resultado satisfactorio.

Cuando contrataron a Prosci, la empresa de entretenimiento se encontraba en un período de rápido crecimiento, pasando de 500 a 1200 colaboradores en poco tiempo. Los intentos anteriores de cambio a gran escala no habían tenido éxito. El cambio actual era especialmente complejo, con un largo ciclo de vida y un elevado número de usuarios finales afectados. La empresa de entretenimiento sabía que tendría que asegurarse de que esta vez el cambio de ERP se hiciera correctamente, por lo que contrató a Prosci para que les ayudara con el mandato.

La solución

• Impartir formación personalizada a más de 60 empleados sobre metodología de gestión del cambio.
• Establecer una comunidad de práctica para desarrollar el conocimiento y la capacidad en toda la empresa.
• Realizar varias evaluaciones del PCT a lo largo del ciclo de vida del proyecto para garantizar su éxito.
• Desarrollar competencias de cambio en los equipos a través de la formación y el apoyo de expertos.
• Trabajar junto a los equipos de los clientes, entrenándolos y apoyándolos a lo largo de la implementación.

Prosci proporcionó Servicios de Asesoría, capacitación basada en roles y una licencia de Gestión de Cambio Empresarial para asegurar la introducción y adopción sin problemas de los cambios del proyecto ERP en la Compañía de Entretenimiento. La solución integral incluyó actividades como:

Incorporación de la capacidad de cambio

Trabajando junto con el cliente, Prosci implementó una estrategia de comunicación detallada que incluía reuniones de toda la empresa, soporte semanal por correo electrónico y comunicaciones a nivel ejecutivo durante los hitos cruciales del proyecto.

El uso eficaz de ocho evaluaciones PCT y encuestas ADKAR facilitó la navegación a través de cambios complejos y fases de reestructuración. Esto fue especialmente importante al principio del proceso, cuando las bajas puntuaciones en áreas clave indicaban una amenaza para el éxito del proyecto, y permitió al equipo centrarse en las áreas adecuadas para mejorar. Estas evaluaciones también ayudaron a mantener el deseo y la alineación con los objetivos del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto, que duró varios años.

Crear una base de confianza

Dadas las dificultades que la organización había tenido anteriormente con el cambio, establecer una sólida base de confianza era crucial para el éxito. La organización de sesiones informativas para los patrocinadores ayudó a activarlos e instruirlos sobre su papel en el éxito del cambio. Esto pagó dividendos para este proyecto y otros porque ayudó al cliente a construir capacidades de cambio duraderas. Prosci también llevó a cabo entrevistas con las partes interesadas para asegurar la alineación, construir relaciones y proporcionar información para estrategias de comunicación e implementación a medida.

Soluciones personalizadas

Cuando se trata de iniciativas de cambio, no hay una talla única para todos. Desarrollamos y ofrecimos soluciones de formación personalizadas para patrocinadores y coaliciones de patrocinadores, y las impartimos en pequeñas porciones a lo largo de varios meses. También creamos un plan de refuerzo para proporcionar apoyo adicional a los empleados que consideraban que necesitaban más formación para dominar el nuevo sistema ERP después de la puesta en marcha. El plan de refuerzo garantizaba resultados sostenidos e incluía acciones para transferir la propiedad del mantenimiento a la empresa. Por último, una licencia de Prosci maximizó la inversión del cliente en formación para la gestión del cambio, a la vez que fomentaba la credibilidad con materiales personalizados con su propio logotipo.

Resultados

Gracias al enfoque integral de gestión del cambio de Prosci y a la sólida colaboración, la empresa de entretenimiento consideró que la implantación y el lanzamiento del ERP habían sido un éxito. Prosci contribuyó a un lanzamiento altamente exitoso a través de la construcción de una mayor competencia en el equipo ejecutivo y de gestión y trabajando con la Compañía de Entretenimiento para apoyar la adopción a largo plazo y el deseo de cambio. Los resultados han sido positivos, inmediatos y tangibles dentro de la empresa, lo que demuestra el impacto del cambio bien hecho.

Tras el éxito del proyecto ERP, la Entertainment Company contrató a Prosci para otra importante iniciativa de cambio en toda la empresa que implicaba la gestión del ciclo de vida del producto, aprovechando la fortaleza de la asociación estratégica a largo plazo que se había establecido.