20 perguntas sobre gestão de mudanças que os colaboradores fazem e como respondê-las

Você precisa da adesão dos colaboradores para gerenciar as mudanças de forma eficaz. Porém conseguir a adesão deles pode ser um desafio. Eles têm preocupações genuínas sobre como mudar o que sabem, como isso afetará seu trabalho diário e se vale a pena adotar uma mudança.

A boa notícia é que você pode se preparar para essas perguntas e tranquilizá-los durante todo o processo de gestão de mudanças.

Se você é um praticante de mudanças, sua função é preparar e equipar patrocinadores e gerentes de pessoas em seus papéis durante a mudança - o que inclui responder às perguntas de outros profissionais. Leia este artigo para entender melhor quais as perguntas dos colaboradores sobre gestão de mudanças e se preparar para respondê-las com eficácia.

Principais perguntas sobre gestão de mudanças feitas pelos colaboradores

As pessoas sempre têm dúvidas durante as mudanças organizacionais. Estas são as 20 perguntas mais frequentes e as respostas úteis que os patrocinadores e gerentes de pessoas podem fornecer ao apoiar as pessoas em suas transições:

10 perguntas que um patrocinador executivo responderia

Aqui estão 10 perguntas sobre gestão de mudanças que um patrocinador executivo pode encontrar sobre a estratégia e o raciocínio por trás da mudança.

1. Por que a mudança está acontecendo agora?

Os colaboradores podem achar que a mudança está acontecendo de repente. Na realidade, a maioria das mudanças começa meses ou até anos antes de ocorrerem mudanças internas.

A maioria das grandes mudanças nos negócios é uma resposta às mudanças no mercado externo. Essas mudanças no mercado externo podem resultar em:

• Perda de participação no mercado, fazendo com que sua empresa perca dinheiro
• Novas ofertas ou recursos dos concorrentes, que estão criando novos negócios mais rapidamente do que a sua empresa
• Preços mais baixos dos concorrentes, resultando em melhores preços para seus clientes
• Uma nova oportunidade de negócios para crescimento

Os fatores externos de negócios levam tempo para se estabelecer. Se eles já afetaram os resultados de sua organização, é necessário mudar imediatamente. Em alguns casos, já é tarde demais - a mudança interna deveria ter começado muito antes.

Como responder: Explicar o raciocínio por trás da mudança é vital para a uma gestão de mudanças eficaz. Isso ajuda os colaboradores a entender por que a implementação da mudança é necessária agora e os benefícios a longo prazo da adaptação à mudança. Como resultado, eles podem entender melhor por que a mudança é necessária, o que pode aumentar a adesão.

2. Qual é o risco de não mudar?

Quando a ideia de mudança se torna predominante, os colaboradores podem naturalmente se perguntar sobre os riscos de não se adaptarem.

Para eles, o risco de não mudar pode significar:

• Segurança no emprego: sem mudanças, a empresa pode se tornar menos competitiva, levando a reduções ou fechamentos, ameaçando diretamente o emprego dos colaboradores.
• Obsolescência de habilidades: à medida que o setor evolui, a falta de mudanças pode deixar as habilidades dos colaboradores desatualizadas, reduzindo sua capacidade de comercialização e as oportunidades de avanço na carreira.
• Diminuição do moral. A estagnação pode levar a um ambiente de trabalho desmotivador, pois eles percebem a falta de investimento no progresso ou na melhoria de suas condições de trabalho.
• Crescimento limitado na carreira. Sem mudanças, haverá menos oportunidades para os colaboradores assumirem novas funções ou responsabilidades, o que prejudica seu desenvolvimento profissional.
• Baixa satisfação no trabalho: a continuidade de processos ineficientes ou ferramentas ultrapassadas pode levar à frustração e à insatisfação com as tarefas diárias.

Para a organização, o risco de não mudar pode significar:

• Perda de vantagem competitiva. A incapacidade de se adaptar às mudanças do mercado pode resultar em ficar atrás dos concorrentes, perdendo participação de mercado e receita.
• Estagnação da inovação: sem mudanças, a empresa corre o risco de perder novas tecnologias ou metodologias que poderiam impulsionar o sucesso futuro.
• Declínio financeiro. A falta de mudanças pode levar a ineficiências e aumento de custos, afetando os resultados financeiros e a capacidade de investir em novas oportunidades.
• Atração de talentos. A falta de mudanças pode fazer com que os colaboradores de alto desempenho saiam para concorrentes mais dinâmicos e progressistas.
• Danos à reputação. A percepção de estar desatualizada ou resistente a mudanças pode prejudicar a marca da empresa e seu apelo para clientes e colaboradores em potencial.

Como responder: Responda a essa pergunta sobre a gestão de mudanças explicando os benefícios de implementá-las em comparação com os riscos de não mudar, para garantir que todos entendam a urgência e a necessidade da iniciativa de mudança.

3. Por que tão rápido?

As organizações nem sempre compartilham informações financeiras ou falam sobre desempenho insatisfatório com os colaboradores. Eles geralmente descobrem o que está acontecendo depois do fato, o que significa que não têm nenhuma noção do cronograma da mudança ou dos motivos pelos quais a mudança é necessária tão rapidamente.

Como responder: Dê aos colaboradores uma visão do quadro geral para ajudá-los a entender o cronograma da mudança. Se você forçá-los a mudar sem explicar as razões por trás disso, pode causar um impacto, mas não ocorre uma mudança real no geral. Quando a força é removida, tudo volta a ser como era antes.

4. Se eu esperar o tempo suficiente, a mudança desaparecerá?

Na maioria dos casos, uma organização implementará uma mudança mesmo quando os colaboradores resistirem a ela, especialmente se o sucesso financeiro estiver em jogo. Em outras palavras, se o sucesso financeiro de uma organização depender de uma mudança, os colaboradores devem esperar que ela ocorra com ou sem eles. Esperar geralmente não mudará o resultado.

Isso não significa que a mudança seja ruim para eles. No final, muitas mudanças resultam em resultados positivos para todos da organização, incluindo melhores ferramentas, processos de trabalho aprimorados, empregos mais seguros e novas oportunidades de desenvolvimento de carreira.

Como responder: Explique que a mudança está 100% em andamento e reitere como ela beneficiará os colaboradores. Ficar sentado e esperar que ela desapareça é tempo que poderia ser mais bem gasto na preparação e na compreensão da mudança.

5. Quais são os benefícios em apoiar a mudança?

Os colaboradores querem saber como a mudança melhorará sua vida cotidiana. As melhorias variam de acordo com o tipo de mudança, mas aqui estão alguns dos benefícios mais comuns:

• Crescimento profissional. A adoção dessa mudança abre oportunidades para o desenvolvimento de habilidades e o avanço na carreira à medida que a organização adota novas tecnologias e processos.
• Aumento da satisfação no trabalho. Participar do processo de mudança dá aos colaboradores uma voz para moldar o futuro, promovendo um senso de propriedade e satisfação com o trabalho que realizam.
• Maior eficiência. As mudanças nos processos e na tecnologia podem simplificar os fluxos de trabalho, o que reduz a frustração causada por práticas desatualizadas e ajuda os colaboradores a se concentrarem em aspectos mais gratificantes de seu trabalho.
• Evolução cultural: a adoção de uma cultura de inovação e resiliência torna os locais de trabalho mais dinâmicos e receptivos aos desafios futuros.

Como responder: Descreva os benefícios de cada posição para garantir que todos entendam plenamente a necessidade de mudança. Esses benefícios variam de pessoa para pessoa, dependendo de sua função na empresa.

6. E se eu não concordar com a mudança?

Os colaboradores não devem ter medo de expressar objeções ou preocupações. Se eles tiverem perguntas a fazer sobre a gestão de mudanças, devem colocá-las em evidência para que todos estejam na mesma página. Se as objeções forem válidas, os desafios serão trazidos à tona e você terá a chance de resolver os problemas antes de seguir em frente com um processo de gestão de mudanças bem-sucedida.

Como responder: Ouça e aborde suas preocupações. Os colaboradores que se sentem ouvidos têm muito mais probabilidade de serem receptivos à sua resposta.

7. E se a mudança tiver fracassado no passado?

O histórico de sua empresa pode incluir alguns projetos de mudança anteriores que fracassaram. Se os colaboradores estão acostumados a não mudar, talvez tenham dificuldade em esquecer o passado. Para que as organizações sejam bem-sucedidas, todos devem estar preparados para aceitar o passado como história, aprender com ele e se concentrar no que está por vir.

Como responder: Aborde as tentativas anteriores e mostre aos colaboradores como você aprendeu com esses fracassos e incorporou esse conhecimento ao novo plano de mudança.

8. Como atenuaremos o impacto sobre o cliente?

Não é incomum que os colaboradores demonstrem preocupação sobre como as mudanças afetam a experiência do cliente. Eles se preocupam com seu trabalho e com a empresa, e querem garantir que a mudança não seja feita às custas da experiência do cliente.

Como responder: Explique como você dará suporte aos clientes durante a mudança para que a experiência deles não seja afetada negativamente. Compartilhe todos os planos de comunicação, cronogramas e processos que você implementará para atenuar os possíveis problemas que os clientes possam enfrentar durante a transição.

9. Em primeiro lugar, por que precisamos de mudanças?

Os colaboradores que fazem essa pergunta sobre gestão de mudanças podem não entender o motivo por trás da mudança. É provável que a vejam como um obstáculo, já que investiram na abordagem antiga ou podem até ter ajudado a criá-la. Os colaboradores também podem temer que a nova abordagem mude seu status perante os colegas.

Como responder: Mostre a eles por que a mudança é necessária e explique como ela melhorará os negócios. Você também pode destacar como planeja fazer a mudança da forma mais tranquila possível - como oferecer treinamento, recursos e outros tipos de suporte - para aumentar a adesão.

10. Como essa mudança se alinha com nossos objetivos de longo prazo?

Para que os colaboradores sintam que vale a pena, eles podem querer entender melhor como a mudança apoiará o crescimento da empresa a longo prazo. Se eles puderem ver o panorama geral e como isso afetará o crescimento da empresa, é mais provável que apoiem a mudança.

Como responder: Seja específico sobre como a mudança se alinha e apoia suas metas estratégicas e de crescimento de longo prazo.

Ao responder a essas perguntas-chave sobre gestão de mudanças, os líderes podem orientar mudanças bem-sucedidas em sua organização, alinhar-se às metas de longo prazo e aumentar o apoio e a adaptabilidade dos colaboradores.

10 perguntas que um gerente de pessoas responderia

Leia estas 10 perguntas que os gerentes podem enfrentar no início do processo de gestão de mudanças.

1. O que a mudança significará para mim?

As mudanças afetam as pessoas de forma diferente. Com pequenas mudanças, os colaboradores podem não sofrer nenhum impacto. No caso de grandes mudanças, eles podem fazer um novo trabalho, usar novas ferramentas ou se reportar a um novo gerente. Com mudanças radicais nos negócios, alguns colaboradores podem precisar trabalhar em outros departamentos ou até mesmo mudar para outras organizações.
A forma como eles reagem à mudança também influencia o impacto que ela tem sobre eles.

Se eles forem resistentes à mudança, sua vida cotidiana se tornará mais difícil. Se eles estiverem de acordo com a mudança, provavelmente serão mais capazes de se adaptar a novos processos e sistemas.

A mudança afeta a empresa, o que afeta os colaboradores. As mudanças podem incluir:

• Novas formas de fazer o trabalho
• Novos sistemas ou ferramentas
• Novas estruturas de relatórios
• Novas funções de trabalho
• Novos produtos ou serviços
• Novos mercados ou localizações geográficas

Como responder: Descreva o impacto da mudança na função e nas responsabilidades de um colaborador. Quanto mais clareza você puder proporcionar, melhor será a reação dos colaboradores, o que facilita a implementação de todo o processo de gestão de mudanças.

2. Quais são as minhas escolhas?

A escolha de um colaborador sobre como reagir à mudança varia à medida que a organização avança no processo de mudança. Pense na mudança nestes períodos de tempo:

• Quando a mudança é anunciada pela primeira vez - mas antes de ser implementada
• Durante o processo de mudança - quando a nova solução está sendo implementada
• Depois que a mudança estiver em vigor - após a implementação

Suas escolhas e as consequências dependem da fase. Algumas escolhas o beneficiarão e aumentarão sua capacidade de prosperar em uma organização em mudança. Outras escolhas podem ter resultados negativos, dificultando a implementação de mudanças bem-sucedidas.

Como responder: Explique suas escolhas e as consequências de cada decisão. Por exemplo, eles podem apoiar a mudança, questionar sua eficácia ou não apoiá-la de forma alguma. Você não pode controlar as escolhas das pessoas, mas pode fornecer as informações de que elas precisam para tomar decisões inteligentes e informadas.

3. Serei forçado a fazer mais pelo mesmo salário?

Quando sua organização está mudando, novos processos, sistemas ou habilidades são comuns. Sua função no ambiente novo pode incluir o aprendizado desses novos processos ou a aquisição de novas habilidades.

Se você não abordar essas preocupações, corre o risco de perder pessoas para outras funções. O motivo mais comum para 37% dos colaboradores deixarem seus empregos em 2022 foi a baixa remuneração.

Como responder: Explique que a remuneração pela maneira antiga de fazer as coisas pode diminuir à medida que a organização valoriza cada vez menos esse trabalho. Entretanto, a remuneração pelo novo trabalho pode aumentar à medida que o valor dos novos serviços e produtos aumenta. Isso faz parte da mudança.

4. Ainda receberemos um bônus se não atingirmos os novos KPIs?

Os colaboradores podem ter dúvidas sobre seus bônus durante a mudança organizacional - especificamente, sobre como os KPIs mudarão e se haverá subsídios para atingir essas metas. Cabe a você tranquilizá-los sobre como os KPIs serão afetados e como isso poderá afetar a capacidade deles de garantir um bônus.

Como responder: Explique como a mudança afetará os KPIs e o que acontecerá se eles não forem atingidos. Você pode dar alguma margem de manobra para aumentar a moral e a motivação das pessoas. Lembre-se de que você precisa da adesão de todos para que a implementação da mudança seja bem-sucedida.

5. Quem esteve envolvido na criação do novo processo?

Os colaboradores podem querer ter certeza de que toda a gerência de alto nível - incluindo os líderes seniores e outras partes interessadas importantes - está investida na mudança. Isso reforça a ideia de que a mudança é necessária e boa para a empresa.

Como responder: Diga aos colaboradores que todas as partes interessadas foram consultadas e estão alinhadas com a mudança. Descreva os motivos pelos quais a mudança é necessária, concentre-se nos benefícios e permita que eles façam perguntas para esclarecer a necessidade da mudança.

6. E se eu não tiver tempo para fazer essas mudanças?

A mudança é assustadora, especialmente se os colaboradores já tiverem uma carga de trabalho muito grande. É natural que eles se preocupem com quanto tempo e quantos recursos serão necessários para realizar a mudança com sucesso.

Como responder: Tranquilize-os dizendo que você analisou a carga de trabalho deles e descreva o que será removido para liberar a capacidade de mudança. Informe-os de que você está à disposição para apoiá-los durante todo o processo e que eles sempre podem recorrer a você se a carga de trabalho parecer excessiva.

7. Isso oferecerá novas oportunidades de treinamento?

Às vezes, as mudanças exigem que os colaboradores desenvolvam novas habilidades ou usem novos sistemas. Como resultado, pode haver novas oportunidades de desenvolvimento profissional, o que pode despertar o interesse de alguns deles.

Como responder: Descreva exatamente qual desenvolvimento e treinamento profissional é necessário para dar a eles uma ideia do que esperar e como isso pode afetar suas metas e seu desenvolvimento profissional.

8. Como será o meu dia a dia?

Os colaboradores querem esclarecimentos sobre como a mudança afetará suas responsabilidades diárias. Eles terão novas tarefas a cumprir? Novos processos a serem seguidos? Novos sistemas a serem usados? Cabe a você responder a essas perguntas e fornecer aos colaboradores o máximo de clareza possível.

Como responder: Descreva exatamente como a mudança afetará o dia a dia de cada cargo na empresa, inclusive como isso influenciará suas responsabilidades, carga de trabalho e muito mais.

9. A moral dos colaboradores está baixa; a mudança é uma boa ideia?

Ao enfrentar um período de mudanças, não é incomum que os gerentes enfrentem preocupações com a moral dos colaboradores. Nesses momentos, é fundamental que os líderes abordem a conversa com empatia, reconhecendo os sentimentos da equipe e, ao mesmo tempo, transmitindo a necessidade da mudança. Uma mudança, embora desafiadora, apresenta uma oportunidade de crescimento e melhoria que se alinha às metas estratégicas da organização.

Como responder: Os gerentes devem enfatizar o potencial de resultados positivos, como processos aprimorados e satisfação no trabalho, e enfatizar a importância de uma comunicação aberta e honesta. Essa abordagem não apenas aborda preocupações imediatas, mas também prepara o terreno para uma cultura de equipe mais resiliente e adaptável.

10. Como podemos garantir uma transição tranquila?

Quando as coisas mudam, os colaboradores podem se preocupar com a capacidade de realizar seu trabalho adequadamente.

Ao responder a essa pergunta, seja honesto. É impossível dizer que não haverá efeito no trabalho diário, mas você pode assegurar à eles que seu trabalho é minimizar o impacto e garantir que a transição seja a mais tranquila possível.

Você também pode dar alguma margem de manobra para as cargas de trabalho durante a transição da mudança para aliviar um pouco a pressão e manter o moral em um bom nível.

Como responder: Descreva seu processo de gestão de mudanças, incluindo as etapas para reduzir a interrupção das operações diárias. Explique que pode haver alguma interrupção, mas sua meta é minimizar isso o máximo possível.

Os gerentes podem facilitar o processo de mudança respondendo claramente às principais perguntas e ajudando os colaboradores a entender suas funções e opções. Essa abordagem leva a transições mais suaves, aumenta o moral e prepara a equipe do projeto para mudanças futuras.

Como o modelo ADKAR pode ajudá-lo a responder às perguntas sobre gestão de mudanças

Essas perguntas comuns fazem parte da conscientização da necessidade de mudança. Esse é o primeiro elemento do Modelo ADKAR da Prosci, uma estrutura para facilitar a mudança. O modelo baseia-se no entendimento de que a mudança organizacional só pode ocorrer quando os indivíduos mudam.

Responder às perguntas de gestão de mudanças relacionadas à conscientização permite que os colaboradores entendam:

• Por que a mudança está acontecendo?
• O que eu ganho com isso? (WIIFM)

Como resultado, você minimiza a resistência em potencial, estimula o envolvimento dos colaboradores e aumenta o apoio à mudança.

A necessidade de responder às perguntas dos funcionários sobre o gestão de mudanças

Responder com eficácia a essas 20 perguntas sobre gestão de mudanças pode ajudá-lo a implementar a mudança com sucesso. Se os colaboradores não estiverem de acordo com a mudança, isso interromperá todo o plano de gestão de mudanças.

A boa notícia é que os gerentes de mudança (e outros profissionais de mudança) podem usar as abordagens e ferramentas da Prosci para se preparar de forma eficaz para as perguntas dos colaboradores. Como resultado, você estará em uma posição muito melhor para implementar a mudança.

Inscreva-se em nosso Programa de Certificação em Gerenciamento de Mudanças para garantir a implementação de uma mudança organizacional tranquila e bem-sucedida em sua empresa. Ou, se você já obteve sua certificação, aprimore ainda mais suas habilidades de gestão de mudanças participando de um de nossos programas avançados de gerenciamento de mudanças.