O Que os CFOs Precisam Saber Antes de Selecionar Sistemas ERP?

Na correria da tomada de decisões e das operações diárias, pode ser fácil concentrar-se apenas nos aspectos técnicos da implementação de um sistema de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP). Embora seja uma prioridade estratégica para muitos CFOs, a implementação de um sistema ERP baseado em nuvem requer muito mais consideração do que a instalação do sistema. Para obter o valor total do seu investimento, vale a pena começar pelos usuários finais.

Gestão de Mudanças ERP

Nossa pesquisa na Prosci mostra que o sucesso dos projetos de tecnologia, incluindo implementações de software ERP, depende igualmente das pessoas que navegam, adotam e usam a tecnologia. Selecionar a plataforma certa é, obviamente, uma etapa essencial. Mas antes de começar a analisar os requisitos de negócios, o suporte da liderança, o suporte ao usuário, os requisitos funcionais e outras considerações típicas ao selecionar uma ferramenta ERP, é fundamental considerar a Gestão de Mudanças Organizacionais – o lado humano da mudança.

Se a sua organização está implementando um sistema ERP ou outra tecnologia,
os Serviços de Advisory da Prosci podem ajudar a posicioná-lo para o sucesso. 

Saiba Mais

1. Garanta o alinhamento em torno dos motivos da mudança do sistema ER

Como CFO, o melhor primeiro passo que você pode dar no processo é fazer perguntas sobre os objetivos de negócios. Quais são as razões comerciais para implementar a mudança? Por que você está olhando para um sistema ERP em primeiro lugar? O que você deseja realizar para a sua organização? Você está tentando aumentar a eficiência, fornecer maior visibilidade e descobrir análises para tomar melhores decisões de negócios? Você está tentando refinar processos? Você precisa entender exatamente qual valor deseja que o sistema traga para a organização e responsabilizar a equipe do projeto pelo alcance desses objetivos.

Agora, calcule a contribuição das pessoas para o ROI. Qual porcentagem do ROI do projeto de ERP depende da adoção e do uso da nova ferramenta pelas pessoas? É 70% 80%? Mais?

Esse cálculo é frequentemente esquecido, mas está diretamente relacionado aos seus objetivos de negócio. Para obter o ROI total do sistema ERP, as pessoas devem adotar e usar a ferramenta no seu trabalho diário. Esta é a parte do ROI que depende das pessoas, a parte do ROI que a Gestão de Mudanças Organizacionais ajuda a proteger.

Depois que a equipe de liderança compreender os motivos da implementação do sistema ERP, certifique-se de que esses motivos sejam bem compreendidos e acordados por todos os envolvidos. Esse alinhamento é crucial se todos quiserem cantar a mesma melodia. Quem deve fazer parte desta conversa? Os principais mediadores, como parceiros de negócios de recursos humanos (HRBP), gestão de projetos, líderes seniores, finanças, Lean Six Sigma ou equipe de processos, equipe de estratégia ou escritório de transformação, e parceiros de gestão de mudanças devem estar à mesa.

Talvez você também precise considerar partes interessadas fora da organização, como fornecedores de cartão de crédito, que precisarão fazer algo diferente. Os clientes também precisam de atenção porque agora suas faturas podem ser diferentes ou eles podem ter uma nova forma de acessar sua conta e pagar suas contas.

E tudo isso deve acontecer antes de selecionar uma ferramenta ERP ou parceiro de implementação.

2. Entenda os custos totais de uma mudança no sistema ERP

Como CFO, seu orçamento deve considerar não apenas o custo do software, mas também o custo de trazer esse software para sua organização e o que é necessário para deixar sua organização pronta para adotá-lo e usá-lo. Os custos iniciais totais devem incluir:

Definir e documentar processos

A sua organização definiu claramente o estado atual dos seus processos? Muitas organizações não o fizeram. Você precisa investir tempo documentando antecipadamente os processos para mostrar como a organização e as pessoas precisarão mudar a maneira como trabalham quando você introduzir a nova tecnologia ERP. E não se esqueça do trabalho de documentação. Os processos existem apenas na cabeça de alguém até que sejam descritos e documentados.

Priorizando o tempo do projeto dos colaboradores e recursos internos

Um sistema ERP é um investimento significativo que deve fornecer valor à organização, mas muitas vezes vemos pessoas tendo que fazer seu trabalho em tempo integral enquanto apoiam a implementação do sistema ERP . Para garantir o resultado e os benefícios esperados, o projeto deve ser priorizado e as pessoas precisam de tempo longe do seu trabalho atual para trabalhar nele.

Envolver, preparar e equipar as pessoas para a mudança

Invista nos recursos certos de Gestão de Mudanças para ajudar sua organização a passar do estado atual para o estado futuro desejado. A nossa experiência mostra que o retrabalho e os custos mais elevados resultam quando os clientes introduzem a Gestão de Mudanças depois de a organização já ter escolhido um parceiro de implementação que não está equipado para gerir eficazmente o lado humano da mudança.

Estados de Mudança

Não equipar as pessoas para a mudança cria uma transição acidentada e um estado futuro de “queijo suíço”.

3. Integre processos e pessoas

Para que qualquer iniciativa significativa seja bem-sucedida, é crucial que as pessoas colaborem, evitando a criação de silos e o retrabalho, fatores que reduzem o ROI, ampliam o escopo e prolongam os prazos dos projetos. Não é suficiente para um gerente de projeto integrar comunicações e treinamento em fluxos de trabalho separados. Para que a mudança seja eficaz, todos os aspectos do lado humano da mudança precisam ser integrados com toda a estratégia e plano do projeto desde o início para alcançar o sucesso.

Estados de Mudança

A integração cria uma proposta de valor unificada para proporcionar mudanças bem-sucedidas.

4. Descubra os impactos de uma mudança no sistema ERP

Compreender o impacto da mudança nas pessoas e abordá-lo antecipadamente leva à confiança na organização e ao envolvimento na mudança, especialmente se a sua organização tiver sofrido falhas no passado. Os impactos da implementação de um sistema ERP serão sentidos em toda a organização em muitas áreas, desde sistemas e processos até mentalidades e crenças.

10 Aspects of Change Impact

E a resistência à mudança ocorrerá porque é assim que as pessoas respondem naturalmente à mudança. Muitos exibirão algum tipo de comportamento de resistência, e aqueles que mais lutam precisarão de ajuda para superar as suas barreiras. Identificar e compreender os impactos ajuda a preparar as pessoas para a mudança, mitigar e resolver resistências e garantir a prontidão quando o sistema entrar em operação.

Muitas organizações subestimam a mudança de mentalidade necessária para migrar para um sistema ERP . É comum vermos colaboradores lutando para migrar para um modelo de autoatendimento, especialmente quando estão acostumados a receber informações e relatórios importantes de outras pessoas.

O principal erro que os CFOs
cometem com sistemas ERP

Conforme mencionado anteriormente, o erro que os líderes cometem com frequência é confiar demais nas comunicações e no treinamento funcional, sem considerar o que acontece com as pessoas e os processos quando você introduz um projeto tecnológico massivo, como uma migração ou implementação de um sistema ERP .

Implementar um novo sistema ERP é uma mudança tão perturbadora que é quase como se você estivesse substituindo o sistema nervoso da organização. Isso muda a maneira como as pessoas pensam. Isso muda a maneira como as pessoas processam as informações. Isso muda os processos de como eles realizam seu trabalho. E muitas vezes é uma mudança entre muitas que acontecem na sua organização. Não é apenas uma mudança tecnológica.

É por isso que o lado humano da mudança precisa de ser considerado antes de contratar um parceiro de implementação. Se você não tiver um fornecedor que analise as mudanças de forma completa e geral, será fácil para eles culparem o treinamento pelo fracasso. Mas a verdade é que geralmente a organização não fez o que era necessário para equipar os líderes com as habilidades certas no momento certo para ajudar suas equipes a entender o que vai mudar, prepará-los para a nova mentalidade e apoiá-los durante suas transições.

Benefícios da Gestão de Mudanças de ERP

Nossa pesquisa de correlação sobre as melhores práticas de Gestão de Mudanças mostra que projetos com excelente Gestão de Mudanças têm sete vezes mais probabilidade de sucesso do que projetos com má Gestão de Mudanças.

Concentrar-se no lado humano da mudança ajuda muito a construir a confiança das pessoas em uma organização. Mesmo sendo uma transição muito difícil, eles sentem que têm apoio. Eles sentem que alguém está protegendo-os. Eles se sentem ouvidos e cuidados. Isto é especialmente importante se você passou por mudanças malsucedidas no passado porque as pessoas se lembram. Na verdade, mudanças fracassadas são uma causa comum de resistência .

Ao contrário de uma abordagem de comunicação e formação para a Gestão de Mudanças, construímos estratégias que preparam não só a população de utilizadores, mas também os patrocinadores, líderes, gestores de projetos e outras partes interessadas. Garantimos que você tenha uma rede de agentes de mudança com recursos internos para ajudar a apoiar a mudança. Não enviamos apenas uma comunicação para avisar as pessoas para estarem prontas para treinar em um determinado dia. Nossa abordagem é muito cuidadosa para entender como podemos aproveitar todos os recursos da sua organização para dar a todos o que precisam, da maneira que precisam, para que estejam preparados e prontos para a entrada em operação.

Infelizmente, os projetos de sistemas ERP sofrem consequências, incluindo excessos orçamentais, atrasos e falhas completas quando as organizações ignoram a Gestão de Mudanças. Algumas organizações nos envolvem no projeto quando percebem que precisam de mais do que comunicações e treinamento. Quando começamos nesta fase posterior, mitigamos as consequências retrocedendo e medindo a lacuna. Em seguida, fazemos parceria com os recursos internos de mudança ou com o parceiro de implementação ou com as equipes de projeto para realmente definir a jornada de mudança para todas as pessoas e equipes impactadas e construir o roteiro certo para ajudar a organização a ter sucesso.

Considere a Gestão de Mudanças Antes da Seleção da Ferramenta ERP

Então, quais etapas você deve seguir agora se estiver planejando uma migração ou implementação de sistemas ERP? Comece a pensar nos impactos e custos do lado das pessoas desde o início, bem antes de selecionar um software ERP ou parceiro de implementação, e identifique quem serão seus parceiros de Gestão de Mudanças. Discutir a integração e como evitar a formação de silos e, em seguida, redobrar os esforços para preparar, equipar e apoiar as pessoas nos seus percursos de mudança. O sucesso do seu sistema ERP (e a obtenção do ROI do projeto) depende muito das pessoas que utilizam efetivamente sua nova tecnologia, bem como de sua compreensão e aceitação de quaisquer mudanças de processo que a tecnologia suportará.