Supere a resistência às mudanças nos sistemas ERP com o ADKAR

Investir em um software de planejamento de recursos empresariais (ERP) pode unificar os recursos de informação da sua empresa, aumentar a produtividade e gerar outros benefícios de longo prazo. No entanto, os desafios e a resistência à adoção geralmente criam riscos imprevistos e prejudicam os benefícios do sistema ERP. Veja como o Modelo ADKAR® da Prosci pode ajudá-lo a ter sucesso.

Sistemas ERP e a necessidade de mudança

Para ganhar eficiência e reduzir os custos de longo prazo, grandes e pequenas empresas estão fazendo a transição para sistemas ERP. As empresas usam os sistemas para gerenciar e melhorar processos que vão desde a aquisição e a fabricação até as funções financeiras e de recursos humanos em toda a empresa. Todos esses esforços ajudam a eliminar o desperdício, melhorar a produtividade e aumentar a satisfação dos funcionários.

Como um sistema ERP integra dados em um banco de dados comum, os dados podem fluir facilmente entre as operações. Como resultado, o sistema elimina a duplicação de dados, aprimora a integridade dos dados, melhora a facilidade de uso e ajuda suas equipes a superar operações isoladas. Os dados e processos integrados também proporcionam aos gerentes e às equipes maior percepção da tomada de decisões com base em informações em tempo real.

Dado o investimento significativo em tempo e recursos, bem como a importância dos benefícios esperados do projeto, é fundamental que sua empresa reconheça e supere a resistência às mudanças no ERP por meio de um gerenciamento eficaz de mudanças.

Resistência aos sistemas ERP e outros desafios de adoção

É muito provável que seus funcionários tenham se acostumado a sistemas legados familiares. Mesmo com todos os benefícios oferecidos por uma ferramenta de ERP, a migração de aplicativos familiares para um novo sistema estabelece uma série de desafios para os líderes técnicos e de pessoal. À medida que os funcionários afetados passam do conforto do estado atual para a interrupção do estado de transição e, por fim, para o estado futuro, os desafios técnicos geralmente provocam desafios pessoais que levam à resistência.

Como parte do seu planejamento para a implementação do ERP, os líderes e a equipe do projeto devem estabelecer cuidadosamente os requisitos comerciais e os benefícios esperados para o projeto. Sem requisitos e benefícios claramente estabelecidos, as pessoas que trabalham com o sistema podem criar expectativas irreais. Por sua vez, as expectativas irreais geralmente se transformam em solicitações de personalização que aumentam o escopo do projeto e atrasam o cronograma.

Durante a implementação, as pessoas afetadas podem ter dificuldades para concluir seu trabalho atual enquanto aprendem um novo sistema. As equipes de projeto precisam se concentrar em todos os marcos para atingir a data de entrada em operação e, ao mesmo tempo, implementar mudanças tecnológicas, funcionais e de processo em ritmo acelerado. E o esforço para aprender novas habilidades, termos e processos aumenta ainda mais os níveis de estresse.

Desafios técnicos e pessoais em cascata

Cada um desses desafios aumenta o risco do projeto. A necessidade de entender e mitigar esse risco ressalta a necessidade de desenvolver recursos sólidos de gerenciamento de mudanças em sua organização. Se você não gerenciar adequadamente esses desafios, os desafios técnicos e pessoais de uma implementação de ERP podem levar à insatisfação dos funcionários e de outras partes interessadas, ao aumento do estresse e à perda de confiança.

Medo e resistência à mudança durante uma implementação de ERP

As mudanças causadas por uma implementação de ERP muitas vezes parecem intensamente pessoais e esmagadoras para os funcionários. Os processos recém-definidos às vezes transferem tarefas de um departamento para outro ou até mesmo levam à reestruturação organizacional. As cargas de trabalho de alguns departamentos podem aumentar, enquanto outras diminuem ou são transferidas para áreas diferentes. Cada uma dessas mudanças rompe relações de trabalho confortáveis. E tudo isso ocorre em um cronograma de projeto que parece ter vida e vocabulário próprios. O resultado geralmente é o medo e a resistência.

Medo da mudança

Certamente, o medo da mudança alimenta os comportamentos de resistência. Em qualquer mudança para uma tecnologia diferente, o medo do desconhecido molda a forma como sua equipe reage à mudança. A migração para um sistema ERP amplifica esse medo porque ninguém vê o produto final até perto da data de entrada em operação do projeto. Mesmo que os fornecedores e os líderes do projeto trabalhem para garantir às equipes que fluxos de trabalho mais eficientes e um ambiente mais colaborativo estão por vir - e peçam paciência durante o processo - as pessoas que usam o novo sistema podem não aceitar totalmente as garantias.

Medo do desconhecido

A implementação de um sistema ERP cria a necessidade de as pessoas aprenderem novas habilidades, o que gera uma pressão para aprimorar e requalificar as habilidades em um tempo limitado. As pessoas também precisam manter a produtividade com suas cargas de trabalho atuais enquanto aprendem novas habilidades, o que estressa até mesmo as pessoas mais experientes. Especialmente para funcionários em meio de carreira, o medo de aprender novas habilidades pode aumentar o estresse, complicar a tomada de decisões e até causar doenças físicas.

Medo do fracasso

O medo do fracasso se traduz na relutância em experimentar novos processos ou práticas. Se as pessoas contornam ou evitam as causas fundamentais do medo (ou seja, a curva de aprendizado), o medo leva a outros comportamentos de resistência.

Use nossa Lista de Verificação de Resistência gratuita para alinhar as atividades com as práticas recomendadas durante a implementação do ERP.

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Como o modelo ADKAR ajuda você a superar a resistência aos sistemas ERP

O gerenciamento eficaz de mudanças é fundamental durante as implementações de ERP devido ao impacto no trabalho diário e no moral. Do meu ponto de vista, o Modelo ADKAR da Prosci oferece um alinhamento ideal com uma implementação de ERP e ajuda as pessoas e os grupos afetados de forma semelhante a passar pela transição de maneira estruturada.

Como o Modelo ADKAR enfatiza o lado pessoal da mudança, os gerentes de pessoal também se tornam mais conscientes da complexidade do trabalho que as pessoas fazem, bem como do impacto que o desenvolvimento e os testes de software têm sobre ele.

Junto com seu foco no lado pessoal da mudança, o Modelo ADKAR enfatiza o sucesso do projeto. O gerenciamento de mudanças por meio do Modelo ADKAR ajuda os líderes de negócios a mitigar a resistência, destaca a capacidade dos funcionários de adotar a mudança e, em seguida, verifica novamente para reforçar essas habilidades.

O modelo ADKAR da Prosci

Veja a seguir como cada elemento do ADKAR se aplica ao mitigar ou superar a resistência aos sistemas ERP:

Consciência

A conscientização ajuda a reduzir a resistência, respondendo às perguntas que as pessoas têm sobre a mudança e seus impactos no trabalho.

A implementação de qualquer mudança que ultrapasse as linhas organizacionais e culturais requer uma excelente comunicação por parte dos líderes, gerentes de pessoal e líderes de projeto. Ao aplicar o Modelo ADKAR, você também precisará desenvolver a conscientização sobre a necessidade de implementar um sistema ERP e comunicar informações sobre o projeto em si. Descobri que a comunicação deve fluir vertical e horizontalmente com vias claras para compartilhar e receber informações.

Desejo

A criação do desejo aborda a resistência respondendo às perguntas que as pessoas têm durante uma mudança, incluindo o "porquê" comercial por trás da mudança e o "o que eu ganho com isso?" pessoal.

O desejo de participar e apoiar a mudança começa com os líderes de negócios fazendo comunicações transparentes sobre os motivos da mudança e, em seguida, defendendo a nova visão. As implementações bem-sucedidas de ERP dependem de profissionais de mudança que coletam feedback dos grupos afetados, de gerentes de pessoal que respondem rapidamente e abordam as barreiras, e de patrocinadores que incentivam as pessoas a participarem e a modelarem os comportamentos corretos. A comunicação produtiva e a participação ativa criam um alinhamento com os objetivos da estratégia de ERP.

Conhecimento

O conhecimento de como adotar o sistema ERP diminui os medos e as dúvidas e ajuda as pessoas a se prepararem para seu papel como usuários na adoção da mudança.

Ao considerar o conhecimento, os profissionais de mudança devem defender programas de treinamento em ERP que abordem tanto os aspectos técnicos do novo sistema quanto as mudanças no processo e no fluxo de trabalho que as pessoas precisam adotar e usar. Enquanto o departamento de recursos humanos pode precisar de treinamento sobre novos procedimentos de recrutamento e integração, as equipes financeiras precisarão de treinamento que aborde os processos de contas a receber e a pagar, faturamento, requisições de compra e procedimentos de fim de ano fiscal. Além do treinamento específico para a equipe dos departamentos afetados, os líderes do projeto também devem considerar como esses e outros procedimentos afetam as pessoas e as partes interessadas e o tipo de treinamento que melhor atende às suas necessidades.

Habilidade

Dar às pessoas a oportunidade de aplicar e demonstrar as novas habilidades adquiridas por meio do treinamento ajuda a prepará-las para a data de entrada em operação e, ao mesmo tempo, aumenta a confiança em sua capacidade de implementar as habilidades e os comportamentos necessários.

Os profissionais de mudança podem ajudar sua organização a atingir suas metas, garantindo que os funcionários tenham a capacidade de adotar e aplicar as mudanças possibilitadas pela implementação do ERP. Para desenvolver a Capacidade, os profissionais de mudança devem trabalhar com os gerentes de pessoal para oferecer prática e treinamento. À medida que os funcionários de toda a empresa se tornam proficientes com as novas ferramentas de ERP, eles podem ajudar outros a aprender novas habilidades.

Reforço

A resistência ocorre em todos os estágios da mudança, e é comum que as pessoas desenvolvam soluções alternativas ou voltem a usar formas antigas de trabalho. O reforço permite que você ajude as pessoas a manter o curso por meio de suporte adicional e táticas de gerenciamento de resistência.

Ao reforçar a mudança do sistema ERP com o Modelo ADKAR, os profissionais de mudança devem trabalhar com a equipe do projeto para obter feedback dos grupos afetados sobre como eles usam as ferramentas do ERP. Usando insights de pesquisas e reuniões presenciais, a equipe do projeto pode fazer alterações que ajudem as pessoas a fazer seu trabalho com mais eficiência. Ao medir o desempenho, os profissionais de mudança geralmente usam scorecards que mostram o progresso na implementação de mudanças e na obtenção de benefícios.

Preparando-se para superar a resistência às mudanças no ERP

Ao implementar um sistema ERP, os profissionais de mudança precisam começar a gerenciar a resistência no início do projeto e durante todo o seu ciclo de vida. O processo de gerenciamento da resistência começa com a avaliação da prontidão organizacional de sua empresa para a mudança, geralmente em parceria com o gerente de projeto e representantes do fornecedor.

O processo continua com a identificação das partes interessadas primárias e secundárias, a avaliação dos impactos e riscos e o envolvimento das partes interessadas antes da implementação do ERP. Peço que os profissionais de mudança também comecem a abordar os pontos de barreira ADKAR para a equipe afetada pela mudança antes do início da implementação.

Ao avaliar a possível resistência à mudança, incentivo os profissionais da mudança a aplicar os 10 aspectos Prosci do impacto da mudança. Essa é uma ferramenta útil para definir a mudança para os indivíduos, abordando os impactos individuais e de grupo, e como base para a criação de métricas de adoção. Além disso, os aspectos estabelecem uma estrutura para se tornar mais sensível às necessidades dos funcionários e melhorar o engajamento.

Prosci 10 Aspectos do Impacto da Mudança

Reformulando e superando a resistência às mudanças no ERP

Para compreender e gerenciar a resistência de forma eficaz, é necessário olhar para ela por meio de uma lente diferente que elimine a negatividade e a culpa. Reenquadrar a resistência dessa forma o ajudará a identificar melhor os tipos de resistência e suas causas básicas, além de criar as táticas certas para ajudar as pessoas a superar suas barreiras.

Sua organização pode obter benefícios ainda maiores com a implementação de um ERP aplicando uma metodologia robusta de gerenciamento de mudanças que incorpore o Modelo ADKAR. Isso garante o alinhamento entre os requisitos organizacionais do sistema ERP e as necessidades das pessoas afetadas pela mudança, além de assegurar um sólido retorno sobre o investimento em seu projeto de ERP.