5 pasos para mejorar la comunicación en Gestión del Cambio

El cambio es constante. De hecho, datos recientes sugieren que el 78% de las empresas prevén más cambios en los próximos tres años. Aunque nuestros estudios demuestran que la comunicación frecuente y abierta es uno de los factores que más contribuyen al éxito del cambio, las comunicaciones ineficaces tienen el efecto contrario. La falta de comunicación eficaz conduce a la desalineación y la confusión, lo que crea la necesidad de más tiempo y recursos durante el cambio.

Este artículo se basa en las mejores prácticas de Prosci para ofrecerle cinco consejos prácticos que mejorarán su comunicación y aumentarán las posibilidades de éxito de su proyecto.

Comunicación para el éxito del cambio

La comunicación abierta y coherente se cita sistemáticamente como uno de los principales factores que contribuyen al éxito del cambio en nuestros estudios de investigación sobre las mejores prácticas en la gestión del cambio. Basándonos en esta investigación y en 30 años de éxito con clientes, los consejos que se ofrecen a continuación pueden ayudar a preparar a su equipo para cambios organizativos de todo tipo.

1. Estructura tus esfuerzos

La comunicación no es nueva en las organizaciones, y muchas tienen departamentos dedicados a esta tarea crucial. Sin embargo, cuando la comunicación se produce en el contexto de un cambio, no es eficaz limitarse a contar hechos. Para ayudar a los empleados a superar con éxito una transición, la comunicación debe centrarse y estructurarse de forma específica.

Responde al "qué" y al "por qué"

Un aspecto de la estructuración de la comunicación para la gestión del cambio consiste en lanzar mensajes a la organización de forma intencionada y secuencial. Un plan de comunicación eficaz responde primero a las preguntas sobre por qué se produce el cambio y qué significa para los individuos.

Una vez que los empleados han interiorizado los mensajes sobre la necesidad del cambio, las comunicaciones pasan a centrarse más en cómo afecta el cambio a las personas.

Planificar comunicaciones dirigidas a distintos grupos

Un segundo aspecto de la estructura se refiere a los receptores de las comunicaciones. A lo largo del proyecto, los destinatarios de las comunicaciones pueden pasar de los altos directivos a los gestores de personal y a los empleados de primera línea. Cada uno de estos grupos recibe comunicaciones a lo largo del proyecto, pero la atención que se presta a cada uno de ellos puede variar. Sin un plan de comunicación estructurado como parte de un enfoque más amplio de gestión del cambio, las comunicaciones pueden transmitir la información correcta a los grupos adecuados en el momento equivocado.

Crea una estrategia de comunicación del cambio

Una estrategia de comunicación del cambio bien elaborada garantiza la alineación con el plan más amplio de gestión del cambio. Identifica audiencias clave, desarrolla mensajes específicos y selecciona canales eficaces para abordar las preocupaciones de las partes interesadas. Al centrarse en la claridad y la coherencia, la estrategia fomenta la comprensión y la confianza, respondiendo a preguntas cruciales como "¿Por qué está ocurriendo esto?" y "¿Qué gano yo con esto?".

Esta integración garantiza que las comunicaciones apoyen el proceso de cambio, guiando a los empleados en cada fase y reforzando al mismo tiempo la visión y los objetivos de la organización.

Crea un plan de comunicación formal

Desde una perspectiva más táctica, estructurar el esfuerzo de comunicación significa crear un plan de comunicación formal como resultado tangible del proyecto. Las comunicaciones no deben ser ad hoc. Deben ser diseñadas y deliberadas. Comunicar sin planificar el esfuerzo de comunicación es ineficaz.

Planificar eficazmente las comunicaciones e integrarlas en los planes generales de gestión del cambio y del proyecto garantiza que la entrega de información se ajuste al progreso del proyecto sin que se pierdan mensajes o puntos del calendario. Para crear un plan estructurado, los profesionales deben seguir un proceso estructurado, como los descritos en nuestra lista de comprobación.

Sigue estos pasos para elaborar un plan de comunicaciones de gestión del cambio eficaz

Aunque no existe un único modelo de comunicación para la gestión del cambio, el Modelo ADKAR® de Prosci ayuda a que las comunicaciones sean más eficaces. ADKAR representa los cinco bloques o elementos que una persona necesita para adoptar un cambio con éxito:

• Conciencia - De la necesidad del cambio
• Deseo - De participar y apoyar el cambio
• Conocimiento - De cómo cambiar
• Capacidad: para poner en práctica las habilidades y comportamientos necesarios.
• Refuerzo - Para mantener el cambio

También le permite comprobar lo bien que funciona su comunicación a lo largo del proceso de cambio.

Nuestro modelo ADKAR proporciona un marco para adaptar la comunicación y las acciones a la mentalidad de su público durante cada fase.

Es un modelo flexible que puede adaptarse a todo tipo de cambios. Es útil para cambios que afectan a una persona, 100 personas o 10.000 personas. He aquí un resumen de cómo aprovechar el modelo a la hora de comunicar la gestión del cambio en las organizaciones:

• Evaluar - Evaluar los niveles de concienciación actuales de los distintos grupos de empleados. Esto establece un punto de partida.
• Diseñar - Personalizar los mensajes y los medios en función del resultado ADKAR deseado para cada segmento de audiencia.
• Difundir mensajes coherentes a través de canales adaptados a cada grupo. Recopile información para controlar el compromiso.
• Evaluar - Revisar el impacto de las comunicaciones y ajustar el plan en función de la respuesta.

Normalmente, un plan de comunicación para la gestión del cambio se centra en los elementos de concienciación y refuerzo de nuestro Modelo ADKAR. En él se basan los esfuerzos para dirigirse a los grupos adecuados, elaborar los mensajes apropiados para cada uno, determinar la frecuencia y los canales que deben utilizarse y elegir a los remitentes preferidos.

Cómo influye cada plan principalmente en el modelo ADKAR

Cada plan influye en distintos elementos del Modelo ADKAR. El Plan de Comunicación de la Metodología Prosci influye principalmente en la Concienciación y el Refuerzo.

Una comunicación eficaz requiere algo más que formatos llamativos y una frecuencia excesiva. Implica una alineación estratégica con la fase de cambio, una adaptación a las necesidades de cada grupo y un perfeccionamiento continuo basado en la retroalimentación.

2. Empieza antes

"Nadie dice que se enteró de un cambio demasiado pronto. Pero mucha gente dice que se enteró de un cambio demasiado tarde."

-MichelleHaggerty, Directora de Operaciones, Prosci

Las comunicaciones son más eficaces cuando comienzan al principio del ciclo de vida del proyecto. Las primeras comunicaciones iniciales son más proactivas y pueden mitigar las consecuencias negativas de no implicar a los empleados.

De hecho, iniciar los esfuerzos de comunicación en una fase temprana del proyecto ocupó el tercer lugar en la lista de lo que los encuestados harían de forma diferente en el próximo proyecto en nuestra investigación sobre Mejores Prácticas en la Gestión del Cambio.

Evita la desinformación y los rumores

Cuando los empleados saben que se avecina un cambio pero no tienen respuestas a preguntas clave, tienden a inventárselas. Las respuestas que se inventan suelen ser distintas y peores que la verdad. La falta de comunicación en las primeras fases de un proyecto genera desinformación y rumores, que pueden ser devastadores para el proyecto. Esta desinformación puede generar resistencia y crear grandes barreras que el equipo del proyecto tendrá que superar más adelante en el ciclo de vida del proyecto.

La participación de los líderes en un diálogo abierto con los empleados, incluso en las primeras fases, genera confianza. Una de las mejores prácticas es incluir secciones transparentes de preguntas frecuentes en los planes de comunicación. Estas secciones permiten anticiparse y responder a las preguntas más habituales, aportando claridad y reduciendo la especulación.

Fomentar el compromiso de los empleados a través de una comunicación temprana y abierta ayuda a demostrar respeto y preocupación por cómo afecta el cambio a los empleados.

Sé transparente en su planteamiento

Aunque no haya establecido todos los detalles del cambio, debe comunicárselo a los empleados. Por ejemplo, puede compartir información sobre la necesidad del cambio y el riesgo de no cambiarlo, aunque no tenga una solución definitiva.

Comunicar que no se tienen todas las respuestas y dar a los empleados una fecha para esperarlas es más eficaz que permanecer en silencio. Las comunicaciones proactivas y tempranas, incluso cuando no se tienen todas las respuestas, permiten tomar el control de la información que circula en la organización.

Cuando las empresas adoptan la comunicación temprana como una estrategia básica, no sólo como una necesidad del proyecto, cosechan beneficios que van más allá de la gestión del cambio. Los empleados están más informados, comprometidos y capacitados para impulsar resultados positivos.

Cuando el proyecto entra en funcionamiento, los empleados disponen de la información que necesitan para implicarse en la solución. Por el contrario, iniciar la comunicación tarde crea una ardua batalla para el equipo, que debe compartir la información necesaria y disipar al mismo tiempo la información errónea y los rumores.

3. Hazlo más a menudo

"No dudes en comunicarte a menudo, solo recuerda utilizar una variedad de vehículos para difundir tu mensaje de manera efectiva".
-MichelleHaggerty, Directora de Operaciones, Prosci

Cuando se les preguntó qué harían de forma diferente en relación con las comunicaciones, los participantes en nuestra investigación de referencia sobre las mejores prácticas en la gestión del cambio de Prosci afirmaron que comunicarían más, con más frecuencia, a más personas y a todos los niveles de sus organizaciones.

Fomenta la comprensión a través de la repetición

La importancia de la frecuencia en la comunicación radica en la construcción de la comprensión. La primera vez que se comunica un mensaje, es posible que los empleados no escuchen o interioricen lo que la empresa está intentando compartir. En muchos casos, el receptor de un mensaje de comunicación se preocupa por las implicaciones personales la primera vez que oye hablar de un cambio. Esta orientación influye en las partes del mensaje que asimilan. Si un mensaje sólo se comunica una vez, los empleados nunca llegarán a comprenderlo como se pretende. Los mensajes clave deben repetirse. La Metodología Prosci recomienda comunicar los mensajes clave entre cinco y siete veces para que sean eficaces.

Logra un equilibrio para evitar la sobrecarga de información

Asegúrese de encontrar un delicado equilibrio entre la frecuencia y la sobrecarga de información. El exceso de mensajes, aunque sea bienintencionado, puede provocar la falta de compromiso. Los empleados se sienten abrumados y desconectan cuando reciben demasiada información con demasiada frecuencia.

Planifique estratégicamente la frecuencia de la comunicación y la repetición de contenidos para reforzar los mensajes principales en lugar de sobrecargar a la gente con detalles adicionales. El objetivo es retener los puntos críticos, no intentar transmitir todos los detalles.

Utiliza distintos modos de comunicación

La comunicación en torno al cambio es un proceso, no un acontecimiento. No se trata de un único correo electrónico, una reunión inicial o un mensaje de vídeo difundido por el Director General en la intranet.

El "cómo" de la comunicación implica utilizar múltiples medios, como boletines informativos, seminarios web y reuniones de equipo, para repetir y reforzar constantemente los mensajes clave a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Si estás gestionando el cambio, tu trabajo consiste en asegurarte de que el equipo comunica los detalles correctos a las personas adecuadas, no solo una vez, sino varias.

En la era pospandémica se está produciendo un mayor cambio hacia la creación de oportunidades de diálogo abierto, sesiones de preguntas y respuestas y seminarios web de actualización de la situación para abordar las preocupaciones de los empleados.

Las organizaciones emplean diversos canales de comunicación, como la intranet de la empresa, tablones de anuncios electrónicos, correos electrónicos y seminarios web. Plataformas como Slack, Microsoft Teams y las redes sociales internas facilitan la mensajería y las actualizaciones continuas.

Un estudio de Prosci muestra que la IA puede tener un impacto significativo en las comunicaciones de su empresa.

Impacto de la IA en el trabajo de gestión del cambio

Los planes de comunicación deben tener en cuenta las diversas necesidades de la audiencia, incluidas las diferentes funciones dentro de la organización.

Establece un circuito de retroalimentación

Una comunicación eficaz implica algo más que repetición: requiere un circuito de retroalimentación. Retroalimentación significa recoger las opiniones y sentimientos de su equipo sobre los cambios. A continuación, puede utilizar sus aportaciones para mejorar la forma de explicar los cambios y formarles, facilitando así que todo el mundo acepte la nueva forma de hacer las cosas.

4. Responde a las preguntas de la gente

"Los empleados quieren saber que se han tenido en cuenta sus preocupaciones e inquietudes y que existen estrategias para afrontar el cambio teniendo en cuenta sus necesidades"

-MichelleHaggerty, Directora de Operaciones, Prosci

La comunicación eficaz va más allá de compartir un mensaje: es un proceso interactivo e iterativo para llegar a un entendimiento.

En un plan bien estructurado, los esfuerzos de comunicación deben responder proactivamente a las preguntas de los empleados en el orden en que desean escuchar los mensajes.

Abordar las preguntas personales sobre el cambio que puedan tener los empleados

Una de las principales trampas a las que debe anticiparse es que el comunicador hable sólo de lo que les importa y les preocupa.

Los altos directivos caen en esta trampa al comunicar exclusivamente sobre la visión y el futuro de la organización.

Los miembros del equipo del proyecto caen en esta trampa al comunicar exclusivamente sobre la solución a la que han llegado y las alternativas que han evaluado.

Esto no es un defecto. Queremos que los altos directivos se preocupen por la visión de la organización y que los miembros de los equipos de proyecto se preocupen por su solución.

Sin embargo, cuando se trata de comunicar a los empleados, los esfuerzos deben dirigirse a responder a las preguntas más pertinentes que los empleados tengan sobre el cambio.

Al principio de un cambio hay que responder a varias preguntas clave:

¿Por qué cambiamos?
¿Cuáles son los riesgos de no cambiar?
¿Qué gano yo?
¿Cómo me afectará?
¿Cómo afectará a mi equipo?

Observe que la pregunta "¿Cuáles son los detalles concretos del cambio?" no aparece en la lista. Los planes de comunicación deben abordar en primer lugar las cuestiones que más preocupan a la gente antes de pasar a los detalles concretos del cambio.

Personaliza los mensajes para cada grupo de audiencia

Reconozca que las distintas partes interesadas tienen preocupaciones y prioridades distintas. Adapte sus mensajes para que tengan resonancia en cada grupo. Por ejemplo:

Con los altos directivos: Destaque cómo el cambio se alinea con los objetivos estratégicos y la visión general.

Con los miembros del equipo del proyecto: Destacar las ventajas de la solución y cómo se ajusta a los objetivos del proyecto.

Con los empleados de primera línea: Céntrese en el impacto personal, destacando las ventajas para sus funciones y el apoyo de que disponen.

Al adaptar los mensajes a las necesidades de cada grupo, te aseguras de que todos entienden y apoyan el cambio, lo que contribuye a que el proyecto tenga éxito más rápidamente.

Fomenta el diálogo abierto a través de varias plataformas

Deje espacio para la comunicación bidireccional, no sólo para la transmisión unilateral. Cree oportunidades de diálogo abierto mediante asambleas públicas, encuestas, foros en línea y sesiones de preguntas y respuestas en directo.

Diversas plataformas fomentan las preguntas, aportaciones y sugerencias de los empleados a todos los niveles. Esto fomenta una cultura de transparencia en la que la gente se siente escuchada, valorada e implicada en el cambio. Los foros interactivos a gran escala desempeñan un papel clave a la hora de abordar la gran variedad de preocupaciones de toda la organización.

"Como profesional del desarrollo organizativo, suelo utilizar los estudios de Gallup para orientar a los patrocinadores en la preparación de sus intervenciones. Gallup identifica cuatro necesidades clave que los seguidores tienen de sus líderes: confianza, compasión, estabilidad y esperanza. En la gestión del cambio, ayudo a los patrocinadores a infundir confianza a través de la franqueza y la vulnerabilidad, a mostrar compasión empatizando con los empleados afectados y diciéndoles: "Yo he estado en su lugar cuando implantamos un ERP y yo era el analista financiero. Entiendo que es un camino difícil". Pueden contar una historia para establecer una conexión y demostrarlo. Garantizar la estabilidad transmitiendo un liderazgo capaz y la esperanza de un futuro positivo. Inspirar al grupo para que no se estanque en las luchas del presente, sino que mire también hacia adelante. Ayuda tener un líder que muestre el camino a seguir y cómo esta iniciativa de cambio va a mejorar en última instancia la vida de los empleados y la salud de la empresa. Confianza, compasión, estabilidad y esperanza. Este plan de patrocinio intencionado es una parte crucial de nuestra metodología de gestión del cambio."

-Margaret Smith, Asesora Principal del Cambio

5. Utiliza emisores preferidos

Tenga en cuenta las preferencias de comunicación de los empleados sobre cómo reciben la información en tiempos de cambio. Nuestra investigación de referencia sobre las mejores prácticas de Prosci en la gestión del cambio muestra sistemáticamente quiénes son los emisores preferidos y los tipos de mensajes que deben comunicar.

Emisores preferidos de mensajes

Envío de mensajes a nivel empresarial por parte de los líderes de la organización

Para los mensajes empresariales sobre el cambio, los empleados quieren oírlos de alguien de la cúpula de la organización o de su división. Estos mensajes a nivel empresarial incluyen por qué se está produciendo el cambio, los riesgos de no cambiar, los problemas del cliente o de la competencia que causan el cambio, por qué se está produciendo el cambio en este momento, cómo ha influido la coyuntura económica en el cambio, y la alineación de este cambio con la visión y dirección de la organización. Cuando se trata de mensajes empresariales, los ejecutivos y altos directivos deben ser la voz del cambio. Los empleados quieren que alguien de arriba les hable de estos temas.

Transmitir mensajes de cambio personales por parte de los supervisores

Para los mensajes de cambio personal, los empleados quieren oírlos de su supervisor inmediato. Entre las preguntas que mejor responden estos jefes de personal se incluyen

• ¿Qué significa este cambio para mí?
• ¿En qué me beneficia? ¿Cómo afectará a mi equipo?
• ¿Cómo afectará a mi trabajo diario?

Esto supone un cierto reto porque debemos conseguir que los directivos y supervisores se impliquen antes de que puedan convertirse en comunicadores eficaces para los demás.

La "voz" del cambio es importante. Aunque el contenido de un mensaje sea exactamente el mismo, los empleados evaluarán al remitente. Utilizar remitentes preferentes garantiza que los mensajes se reciban como se pretende y que el cambio se tome en serio.

Optimiza las comunicaciones de gestión del cambio con Kaiya

A medida que navegas por las complejidades de la comunicación de gestión del cambio, aprovecha Kaiya™, la herramienta de IA experta en gestión del cambio de Prosci, para agilizar sus esfuerzos. Kaiya ofrece perspectivas y recomendaciones personalizadas basadas en las mejores prácticas de Prosci, asegurando que sus mensajes resuenen con su audiencia e impulsen iniciativas de cambio exitosas.

Recursos de comunicación del cambio

Una comunicación eficaz del cambio requiere las herramientas y los recursos adecuados. He aquí algunas ayudas esenciales que pueden mejorar sus esfuerzos de gestión del cambio.

Plantilla de plan de comunicación para la gestión del cambio

Nuestra lista de control de comunicaciones para la gestión del cambio es su plantilla para alinear su estrategia de comunicación con las mejores prácticas. Estos son algunos de los consejos que ofrece:

Utiliza emisores preferentes

Los empleados confían en determinadas voces para determinados mensajes. Los altos directivos deben comunicar la "visión de conjunto" de por qué se está produciendo el cambio y su alineación con los objetivos de la organización. Los supervisores inmediatos son los más indicados para mensajes de impacto personal, respondiendo a preguntas como "¿Cómo afectará esto a mi función?" y "¿Qué gano yo con esto?". (WIIFM).

Prepara y equipa a tus emisores

El éxito de la comunicación requiere una preparación intencionada. Equipa a tus líderes y directivos con mensajes claros y previamente redactados, temas de conversación coherentes y formación sobre cómo abordar las preocupaciones con eficacia. Ordena y programa las comunicaciones para garantizar una entrega puntual sin abrumar a la audiencia.

Responde primero a las preguntas clave

La comunicación debe comenzar con las preguntas fundamentales "¿Por qué? ¿Por qué ocurre esto? ¿Por qué ahora? ¿Qué riesgo corremos si no cambiamos? Una vez abordadas estas cuestiones, hay que pasar a la pregunta personal "WIIFM" para implicar a las personas de forma emocional y práctica.

Repite los mensajes clave

La repetición es vital. La Metodología Prosci recomienda comunicar los mensajes clave entre cinco y siete veces para que sean eficaces. Utiliza múltiples canales -correos electrónicos, reuniones, foros y herramientas digitales- para reforzar sus puntos sin redundancia.

Fomenta la comunicación bidireccional

Crea oportunidades para recibir comentarios a través de sesiones de preguntas y respuestas, foros o encuestas. Las interacciones bidireccionales generan confianza, abordan ideas erróneas y ayudan a los empleados a sentirse escuchados y valorados.

Evalúa y adapta

Mide la eficacia de tu comunicación mediante encuestas, grupos de discusión y circuitos de retroalimentación. Utiliza la información obtenida para perfeccionar tu estrategia y asegúrate de que tus mensajes tengan la resonancia deseada.

Esta lista de comprobación complementa herramientas como nuestro Modelo ADKAR, ya que te ayuda a alinear los esfuerzos de comunicación con las etapas clave: concienciación y refuerzo, al tiempo que adapta los mensajes para satisfacer las necesidades de la audiencia.

Cómo no utilizar su plan de comunicación

Un plan de comunicación es una herramienta importante, pero por sí sola no es una solución completa para la gestión del cambio. Si no se integra en una estrategia más amplia, incluso el plan de comunicación mejor elaborado puede quedarse corto. Para impulsar realmente el éxito, la comunicación debe complementar otras actividades como el patrocinio y el coaching.

Un error común es utilizar el plan como un esfuerzo independiente en lugar de alinearlo con la iniciativa de cambio global. Las comunicaciones deben reforzar las acciones clave de gestión del cambio, como abordar las preocupaciones de los empleados o preparar a los directivos para guiar a sus equipos.

Por ejemplo, no basta con difundir actualizaciones. En su lugar, debes centrarte en las preguntas clave que plantean los miembros de tu equipo. Es fundamental adaptar los mensajes, ya que las distintas partes interesadas -ejecutivos, directivos y empleados- requieren información única.

Además, sobrecargar a los empleados con detalles genéricos o mensajes desalineados puede crear confusión o resistencia. En cambio, el momento y la secuencia son fundamentales. Las comunicaciones deben fluir de forma que reflejen la progresión del proyecto, garantizando que los empleados estén preparados para lo que viene a continuación. Recuerda que la eficacia de un plan depende de su ejecución.

Por qué algunas comunicaciones funcionan y otras no

La comunicación eficaz del cambio depende de la comprensión de la dinámica emisor-receptor. A menudo, lo que transmite un emisor y lo que interpreta un receptor difieren significativamente. Por ejemplo, un directivo puede hablar positivamente de la reestructuración organizativa, pero los empleados pueden percibir inseguridad laboral. Esto subraya por qué el uso de remitentes preferentes para mensajes personalizados es clave para por qué algunas comunicaciones funcionan mejor que otras.

En línea con el énfasis en el uso de emisores preferidos, es crucial reconocer que los empleados prefieren recibir mensajes de fuentes específicas. Para hacerlo bien, divide tus comunicaciones en dos categorías:

• Mensajes organizacionales: Los empleados quieren oír de los altos directivos las razones del cambio y su alineación con los objetivos de la empresa.
• Mensajes de impacto personal: Los empleados prefieren que los supervisores directos les comuniquen cómo afectarán los cambios a sus funciones y tareas diarias.

Esta alineación garantiza que los mensajes sean creíbles y pertinentes, fomentando la confianza y la claridad.

No olvides la necesidad de repetición y de métodos de comunicación variados. Transmitir mensajes clave varias veces a través de diversos canales -como reuniones, correos electrónicos y conversaciones informales- refuerza la comprensión y la retención. Este enfoque multicanal se adapta a los distintos estilos de aprendizaje y ayuda a reducir los malentendidos.

La comunicación de gestión del cambio está evolucionando

Las estrategias de comunicación se están adaptando a la era digital y a los entornos de trabajo remotos. El panorama de los remitentes preferidos puede seguir cambiando para reflejar modelos remotos o híbridos.

La clave del éxito sigue siendo un líder dinámico que dirija activamente la organización a través del cambio y se mantenga visiblemente comprometido a lo largo de todo el proceso. Un Plan de Comunicación impactante les permite mostrar su fiabilidad, empatía, autenticidad, autoconciencia y compromiso con el aprendizaje continuo.

La 12ª edición del informe de ProsciBest Practices in Change Management es un gran recurso para comprender cómo ha evolucionado gestión del cambio y cómo liderar el cambio con eficacia.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipo de comunicación se necesita para la gestión del cambio?

A través de las comunicaciones de gestión del cambio, se educa, orienta y apoya a las partes interesadas durante el cambio organizacional. Para ello, se pueden enviar correos electrónicos de forma sistemática, realizar sesiones de coaching y formación y celebrar reuniones en persona.

Un plan de comunicación es uno de los principales planes de gestión del cambio recomendados en la Metodología Prosci. Un plan de comunicación eficaz para gestión del cambio se dirige a cada grupo de interesados afectado por el cambio y se centra en lo que les importa y necesitan saber. Un plan de comunicación estructurado presenta los mensajes adecuados en el momento adecuado, en el formato adecuado, a través del canal adecuado y del remitente adecuado.

¿Cuáles son los objetivos de comunicación de gestión del cambio?

Una comunicación eficaz de gestión del cambio garantiza que todo el mundo esté bien informado sobre los cambios que se avecinan. Es importante adaptar estas comunicaciones a cada audiencia específica, abordar sus preocupaciones y proporcionar una comprensión clara de por qué se está produciendo el cambio. Programando estratégicamente los mensajes y teniendo en cuenta el contenido y el remitente, podemos navegar con éxito por el proceso de cambio y fomentar una transición fluida.

¿Cuál es la diferencia entre gestión del cambio y comunicación del cambio?

La gestión del cambio es un enfoque estructurado para implantar con éxito programas e iniciativas organizacionales. Implica la creación de planes detallados para los grandes cambios de la empresa, incluida la preparación y alineación de todo el mundo. La comunicación del cambio es la forma de informar a todo el mundo sobre el plan y de mantenerlo informado.

La gestión del cambio de calidad integra la comunicación estratégica, garantizando que la información correcta llega a las personas adecuadas en el momento adecuado. Pero es importante señalar que, aunque una comunicación clara es crucial, es sólo un aspecto de la ejecución del cambio con éxito.

Un enfoque integral de gestión del cambio organizacional incluye otros planes, así como evaluaciones, un proceso estructurado, modelos y herramientas, y mucho más. Esta lista de comprobación de la gestión del cambio te ayudará a ver si está adoptando un enfoque proactivo, sistemático y exhaustivo a la hora de gestionar el cambio.

Comunicación de gestión del cambio
para obtener mejores resultados

Una estrategia de comunicación eficaz es vital para el éxito de gestión del cambio. Como ya se ha dicho, estrategias como los planes estructurados, los mensajes tempranos, la repetición, la respuesta a preguntas y los emisores preferidos ayudan a los colaboradores a entender y aceptar los cambios más rápidamente.

La comunicación durante el cambio no es un hecho aislado que termina al pulsar "enviar". Un plan intencionado y estructurado, con mensajes específicos enviados por las personas adecuadas en el momento oportuno, ayuda a los empleados afectados a comprender y aceptar los cambios con mayor rapidez, al mismo tiempo que evitas problemas y preparas el proyecto y a las personas para el éxito. Un plan intencionado con mensajes específicos enviados por las personas adecuadas en el momento oportuno contribuye al éxito del proyecto y de los empleados.