Consejos para la motivación y gestión de equipos de trabajo en tu empresa

Las personas son el principal valor de las organizaciones, ya que son ellas quienes dan vida a las empresas, desarrollan sus estrategias, llevan a cabo sus proyectos y solucionan sus problemas, por lo que mantener motivado y gestionar de forma adecuada el equipo de trabajo es vital para que una organización logre sus objetivos.

¿Qué es la gestión de equipos? 

La gestión de equipos es la habilidad de los gerentes para organizar y coordinar a los miembros del equipo para alcanzar un objetivo común. Los buenos gestores saben cómo apoyar, motivar y aumentar la participación del equipo para mejorar la productividad y reducir el agotamiento. Esta habilidad también incluye otras habilidades blandas como el liderazgo, la capacidad de resolución de problemas, la inteligencia emocional y la comunicación efectiva. 

Gestión de equipos de trabajo vs. gestión de proyecto 

La gestión de proyecto es el proceso de organizar, gestionar y ejecutar proyectos. Un buen gestor de proyecto organiza todos los detalles del trabajo en un solo lugar, aclarando cuáles son las tareas, funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo.  

Por otra parte, la gestión de equipos de trabajo, consiste en apoyar y coordinar equipos para que logren sus objetivos. Dependiendo de la estructura organizativa, la misma persona puede ser responsable de gestionar los proyectos en curso. 

Retos que se presentan en la gestión de equipos de trabajo 

La gestión de equipos plantea varios retos que se deben afrontar para poder lograr los objetivos de la organización, entre estos desafíos se encuentran: 

• Establecer canales y pautas de comunicación fluidos y eficaces. 

• Motivar y fomentar la participación de todos los miembros del equipo. 

• Gestionar la resistencia al cambio y los conflictos que puedan surgir. 

• Aumentar la productividad organizacional. 

• Impulsar el trabajo en equipo. 

• Reducir el agotamiento. 

• Generar sinergias que resulten beneficiosas para la empresa. 

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¿Por qué es tan importante la gestión de equipos de trabajo en las organizaciones? 

Investigaciones recientes en el área de la psicología organizacional sugieren que la mayoría de los trabajadores se sienten agotados y además se muestran menos comprometidos con su trabajo cuando están estresados.  

Así, la gestión de equipos permite distribuir el trabajo y los recursos entre tu equipo de manera más eficiente, lo que no solo ayuda a reducir el agotamiento y el estrés de los empleados, sino también a evitar que se sientan sobrecargados.  

Además, existen herramientas de gestión de recursos que proporcionan información en tiempo real sobre la carga de trabajo de los miembros de un equipo, lo que permite gestionar los recursos de manera efectiva buscando el equilibrio en lugar del agotamiento. 

Técnicas y dinámicas que facilitan la buena gestión de equipos de trabajo 

Un buen gestor de equipos debe saber liderar, motivar y unir a sus trabajadores para que se logren los objetivos tanto individuales como colectivos:  

• Liderar con el carisma suficiente para dar ejemplo y transmitir adecuadamente los valores de la organización, conociendo cuando incentivar a los trabajadores y delegando cuando sea necesario. 

• Motivar a los trabajadores ofreciendo una retroalimentación constructiva sobre la realización de sus tareas, reconociéndoles su trabajo y esfuerzo. 

• Asegurarse de que todo el equipo va en la misma dirección con reuniones periódicas para definir y hacer un seguimiento de los objetivos y conocer tanto oportunidades de mejora como méritos individuales y colectivos. 

En la misma línea, es aconsejable que el líder del equipo promueva y participe en actividades grupales con cierta regularidad para mejorar el ambiente del equipo. Estas actividades pueden ser parte de reuniones de seguimiento del equipo y deben fomentar la conexión entre sus miembros, brindar un espacio para la expresión libre sin miedo a represalias, proporcionar oportunidades para la generación de ideas y promover la colaboración entre ellos.  

En las primeras dinámicas o con la incorporación de nuevos miembros, se puede empezar con una ronda de presentación en la que cada persona se presente al grupo y comparta alguna información sobre su carrera o habilidades personales. Con el tiempo, se pueden incluir dinámicas de brainstorming colectivo en las que todos debatan para encontrar soluciones a problemas específicos y aporten ideas desde su punto de vista. 

Herramientas para gestionar equipos de trabajo 

En la actualidad existen en el mercado numerosas herramientas que facilitan la gestión de los equipos. Estos recursos facilitan la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo; permiten la automatización de tareas, ahorrando tiempo en los procesos recurrentes; permiten conocer en tiempo real la disponibilidad y la carga de trabajo de cada miembro del equipo y otorgan una visión global del estado de los proyectos. 

Cómo motivar a un equipo de trabajo 

Mantener unos niveles de motivación adecuados, es fundamental para lograr los objetivos organizacionales. 

Tips para motivar a tu equipo de trabajo 

Existen determinadas actitudes y conductas que fomentan la motivación dentro de los equipos de trabajo: 

1. Utilizar la escucha activa y solicitar feedback a los trabajadores. Es importante saber escuchar y hacer que los miembros del equipo se sientan escuchados para comprender lo que cada uno puede aportar, aprovechando sus fortalezas y habilidades.

2. Reconocer el esfuerzo individual y colectivo. Un buen gestor de equipos debe saber detectar el rendimiento positivo, destacarlo y premiarlo en consecuencia.

3. Fomentar la motivación intrínseca. Cultivar entre los miembros del equipo la habilidad de tomar decisiones y la autonomía, así como la confianza de poder aportar ideas, es esencial para lograr la implicación y el compromiso. 

4. Realizar críticas constructivas. Si el rendimiento del equipo no es el esperado, es crucial comunicarlo de manera constructiva, aceptar los errores y examinar las razones por las que han ocurrido. 

5. Mostrar empatía. Cuando un miembro del equipo se enfrenta a una situación personal difícil, un líder debe brindar todo el apoyo posible para ayudarle, poniéndose en su lugar y por encima de las prioridades del negocio. 

Qué debes tener en cuenta a la hora de motivar a tu equipo 

Para que las estrategias de motivación surten efecto hay tres requisitos que se deben cumplir: 

1. La misión del proyecto debe estar clara. Tener una misión concreta y específica, compartida y única, facilita la labor de investigar nuevas áreas de trabajo, integrar nuevos procesos, establecer y transmitir estrategias y planes de acción al equipo.

2. Los objetivos y pautas de actuación deben estar adecuadamente definidos. Es importante establecer reglas para alcanzar los objetivos. Se trata de definir qué tareas realizar y cómo hacerlo. Los miembros del equipo deben entender hacia dónde se va, qué se espera de ellos y cómo contribuyen al logro de los objetivos de la organización.

3. Afrontar el conflicto y gestionar adecuadamente la resistencia al cambio. Cuando se trabaja en equipo no es extraño que surjan conflictos y que haya miembros del equipo que se opongan a los cambios. Sin embargo, con un buen plan de gestión de la resistencia al cambio y empleando la escucha activa y canales de comunicación eficientes, el equipo puede salir fortalecido de estas situaciones. 

Habilidades que debes desarrollar para gestionar de forma correcta a tus equipos 

1. Transparencia. Una de las mejores formas de apoyar al equipo es brindarles el contexto y toda la información que necesitan para tener éxito. Cuando las personas cuentan con información en tiempo real, todos saben exactamente quién está haciendo qué y cuándo.

2. Comunicación. Se debe explicar claramente al equipo cuáles son las normas de comunicación y los canales adecuados según el propósito. Además, un gestor de equipos debe ser capaz de transmitir la información precisa en cada momento.

3. Dar ejemplo. Para generar confianza, un buen líder debe predicar con el ejemplo, incluyendo involucrarse en el trabajo y mostrarse flexible y receptivo a los comentarios del equipo. 

En Prosci® llevamos más de 22 años ayudando a empresas a gestionar el cambio organizacional, proceso en el que la motivación del equipo es fundamental para el éxito.