Lo que los directores financieros deben saber antes de elegir un sistema ERP

En el ajetreo de la toma de decisiones y las operaciones diarias, puede ser fácil centrarse únicamente en los aspectos técnicos de la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Aunque es una prioridad estratégica para muchos directores financieros, la implementación de un sistema ERP basado en la nube requiere muchas más consideraciones que la instalación del sistema. Para obtener el máximo valor de su inversión, vale la pena empezar por los usuarios finales.

Gestión del cambio ERP

Nuestra investigación de Prosci muestra que el éxito de los proyectos tecnológicos, incluidas las implementaciones de software ERP, depende igualmente de las personas que navegan, adoptan y utilizan la tecnología. Seleccionar la plataforma adecuada es, por supuesto, un paso esencial. Pero antes de lanzarse a analizar los requisitos empresariales, el apoyo de los directivos, el apoyo de los usuarios, los requisitos funcionales y otras consideraciones típicas a la hora de seleccionar una herramienta ERP, es fundamental tener en cuenta la gestión del cambio organizacional :el lado humano del cambio.

1. 1. Asegurar la alineación entorno a las razones para el cambio de sistema ERP

Como director financiero, el mejor primer paso que puede dar en el proceso es hacerse preguntas sobre los objetivos empresariales. ¿Cuáles son las razones empresariales para implantar el cambio? ¿Por qué está buscando un sistema ERP en primer lugar? ¿Qué quiere conseguir para su organización? ¿Está tratando de aumentar la eficiencia, proporcionar una mayor visibilidad y descubrir análisis para tomar mejores decisiones empresariales? ¿Intenta perfeccionar los procesos? Tiene que saber exactamente qué valor quiere que aporte el sistema a la organización y responsabilizar al equipo del proyecto de la consecución de esos objetivos.

Ahora, calcula la contribución del personal al ROI. ¿Qué porcentaje del ROI del proyecto ERP depende de que las personas adopten y utilicen la nueva herramienta? ¿Es el 70% el 80%? ¿Más?

A menudo se pasa por alto este cálculo, pero está directamente relacionado con los objetivos de la empresa. Para obtener el ROI completo del sistema ERP, las personas deben adoptar y utilizar la herramienta en su trabajo diario. Esta es la parte del ROI que depende de las personas, la parte del ROI que la gestión del cambio organizacional le ayuda a proteger.

Una vez que el equipo de liderazgo entiende las razones para la implementación del sistema ERP, asegúrese de que esas razones son bien entendidas y acordadas por todos los involucrados. Esta alineación es crucial si todos van a cantar la misma melodía. ¿Quién debe participar en esta conversación? Deben sentarse a la mesa actores clave como los socios empresariales de recursos humanos (HRBP), la gestión de proyectos, los altos directivos, los financieros, el equipo Lean Six Sigma o de procesos, el equipo de estrategia o la oficina de transformación y los socios de gestión del cambio.

También habrá que tener en cuenta a las partes interesadas ajenas a la organización, como los proveedores de tarjetas de crédito, que tendrán que hacer algo de otra manera. Los clientes también necesitan atención porque sus facturas pueden ser ahora diferentes, o pueden tener una nueva forma de acceder a su cuenta y pagar su factura.

Y todo esto debe ocurrir antes de seleccionar una herramienta ERP o un socio de implementación.

2. Entender los costos totales de un cambio de sistema ERP

Como CFO, su presupuesto debe considerar no sólo el costo del software, sino también el costo de traer ese software a su organización y lo que se necesita para que su organización esté lista para adoptarlo y utilizarlo. Los costos iniciales totales deben incluir

Definición y documentación de procesos

¿Has definido claramente el estado actual de los procesos en tu organización? Muchas organizaciones no lo han hecho. Es necesario invertir tiempo en documentar los procesos para mostrar cómo la organización y las personas tendrán que cambiar su forma de trabajar cuando se incorpore la nueva tecnología ERP. Y no olvide el trabajo de documentación. Los procesos sólo existen en la cabeza de alguien hasta que los describe y documenta.

Priorizar el tiempo que los empleados y los recursos internos dedican al proyecto

Un sistema ERP es una inversión importante que debe aportar valor a la organización, pero a menudo vemos que la gente tiene que hacer su trabajo a tiempo completo mientras apoya la implementación del sistema ERP. Para garantizar los resultados y beneficios esperados, hay que dar prioridad al proyecto, y las personas necesitan tiempo fuera de su trabajo actual para trabajar en él.

Implicar, preparar y equipar a las personas para el cambio

Invierta en los recursos de gestión del cambio adecuados para ayudar a su organización a pasar del estado actual al estado futuro deseado. Nuestra experiencia demuestra que cuando los clientes recurren a la gestión del cambio después de que la organización haya elegido a un socio de implementación que no está preparado para gestionar eficazmente el aspecto humano del cambio, se producen repeticiones del trabajo y mayores costos.

Estados del cambio

No equipar a las personas para el cambio crea una transición accidentada y un estado futuro de "queso suizo".

3. Integrar procesos y personas

Para que cualquier iniciativa importante tenga éxito, es necesario que las personas trabajen juntas, evitando la creación de silos y la repetición de tareas que disminuyen el retorno de la inversión, amplían el alcance y prolongan los plazos del proyecto. No basta con que un gestor de proyectos integre las comunicaciones y la formación con flujos de trabajo separados. Para que el cambio sea eficaz, todos los aspectos del cambio relacionados con las personas deben integrarse con toda la estrategia y el plan del proyecto desde el principio para lograr el éxito.

Propuesta de valor unificada

La integración crea una propuesta de valor unificada para que el cambio tenga éxito.

4. Descubrir los impactos de un cambio de sistema ERP

Comprender el impacto del cambio en las personas y abordarlo en una fase temprana genera confianza en la organización y compromiso con el cambio, especialmente si su organización ha experimentado fracasos en el pasado. Los impactos de la implantación de un sistema ERP se dejarán sentir en toda la organización en muchas áreas, desde los sistemas y procesos hasta la mentalidad y las creencias.

10 aspectos del impacto del cambio

Y la resistencia al cambio se producirá porque es la forma en que las personas responden naturalmente al cambio. Muchos mostrarán algún tipo de comportamiento de resistencia, y los que más luchan necesitarán ayuda para superar sus barreras. Identificar y comprender los impactos le ayudará a preparar a las personas para el cambio, mitigar y resolver la resistencia y garantizar la preparación cuando el sistema entre en funcionamiento.

Muchas organizaciones subestiman el cambio de mentalidad necesario para adoptar un sistema ERP. A menudo vemos que los empleados tienen dificultades para pasar a un modelo de autoservicio, especialmente cuando están acostumbrados a recibir la información y los informes clave de otras personas.

El grave error que cometen los directores financieros con los sistemas ERP

Como se mencionó anteriormente, el error que los líderes cometen tan a menudo es confiar demasiado en las comunicaciones y la formación funcional, sin tener en cuenta lo que sucede con las personas y los procesos cuando se introduce un proyecto tecnológico masivo como la migración o implementación de un sistema ERP.

La implementación de un nuevo sistema ERP es un cambio tan perturbador que es casi como sustituir el sistema nervioso de la organización. Cambia la forma en que la gente piensa, procesa la información y hace su trabajo. Y suele ser un cambio más entre los muchos que se producen en la organización. No es sólo un cambio tecnológico.

Por eso hay que tener en cuenta el aspecto humano del cambio antes de contratar a un socio de implantación. Si no se cuenta con un proveedor que analice los cambios en su totalidad, es fácil que culpe del fracaso a la formación. Pero la verdad suele ser que la organización no hizo lo necesario para dotar a los líderes de personas con las habilidades adecuadas en el momento adecuado para ayudar a sus equipos a entender lo que va a cambiar, prepararlos para la nueva mentalidad y apoyarlos a través de sus transiciones.

Ventajas de la gestión del cambio de ERP

Nuestra investigación de correlación sobre las mejores prácticas de gestión del cambio muestra que los proyectos con una gestión del cambio excelente tienen siete veces más probabilidades de éxito que los proyectos con una gestión del cambio deficiente.

Correlación de la eficacia de la gestión del cambio con el cumplimiento de los objetivos

Centrarse en el aspecto humano del cambio contribuye en gran medida a generar confianza entre las personas de una organización. Aunque sea una transición muy difícil, sienten que cuentan con apoyo. Sienten que alguien les cubre las espaldas. Se sienten escuchados y atendidos. Esto es especialmente importante si en el pasado ha habido cambios sin éxito, porque la gente lo recuerda. De hecho, los cambios fallidos son una causa común de resistencia.

A diferencia del enfoque de la gestión del cambio basado en la comunicación y la formación, nosotros elaboramos estrategias que preparan no sólo a la población usuaria, sino también a los patrocinadores, jefes de personal, gestores de proyectos y otras partes interesadas. Nos aseguramos de que disponga de una red de agentes del cambio con recursos internos que le ayuden a respaldar el cambio. No nos limitamos a enviar una comunicación para decir a la gente que esté lista para la formación un día determinado. El nuestro es un enfoque muy concienzudo para entender cómo podemos aprovechar todos los recursos de su organización para dar a cada uno lo que necesita en la forma en que lo necesita, para que estén preparados y listos en el momento de la puesta en marcha.

Por desgracia, los proyectos de sistemas ERP sufren las consecuencias, incluidos los excesos de presupuesto, los retrasos y los fracasos rotundos, cuando las organizaciones pasan por alto la gestión del cambio. Algunas organizaciones nos incorporan al proyecto cuando se dan cuenta de que necesitan algo más que comunicaciones y formación. Cuando empezamos en esta fase tardía, mitigamos las consecuencias dando marcha atrás y calibrando el desfase. A continuación, nos asociamos con los recursos de cambio internos, el socio de implantación o los equipos de proyecto para definir realmente el proceso de cambio para todas las personas y equipos afectados, y creamos la hoja de ruta adecuada para ayudar a la organización a tener éxito.

Considerar la gestión del cambio
Antes de seleccionar la herramienta ERP

Entonces, ¿qué pasos debe dar ahora si está planificando una migración o implementación de sistemas ERP? Comienza a pensar en los impactos y costos del lado de las personas desde el principio mucho antes de seleccionar un software ERP o un socio de implementación e identifique quiénes serán tus socios de gestión del cambio. Analiza la integración y cómo evitar la formación de silos y, a continuación, redobla sus esfuerzos para preparar, equipar y apoyar a las personas en su proceso de cambio. El éxito de tu sistema ERP (y la consecución del ROI del proyecto) depende en gran medida de que las personas utilicen eficazmente la nueva tecnología, así como de su comprensión y aceptación de los cambios en los procesos que la tecnología soportará.