Gestión del cambio es un marco estructurado que orienta el aspecto humano del cambio y promueve resultados positivos. Al funcionar como marco habilitador, ayuda a las personas a adoptar y aplicar cambios significativos en su trabajo diario. Además, dota a las organizaciones de éxito ofreciendo orientación, formación, herramientas y más.
Logrando Éxito Consistente en Gestión del Cambio
En un mundo caracterizado por su volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad (VUCA, por sus siglas en inglés), las empresas se ven obligadas a implementar cambios críticos de manera constante para mantener su competitividad.
El éxito de estos proyectos de cambio depende crucialmente de las personas que deben adoptarlos y utilizarlos. Para lograr los resultados deseados, incluido el retorno de la inversión, las organizaciones primero deben comprender cómo el cambio afecta a los implicados y luego prepararlos para la transición.
Al aplicar un enfoque de gestión de cambio estructurado, empleados y otros interesados colaboran unidos hacia el logro de un objetivo común de éxito. Nuestra investigación demuestra que los proyectos que cuentan con una gestión de cambio excelente tienen hasta 7 veces más probabilidades de alcanzar el éxito en el cambio.
Algunos podrían argumentar que el cambio es complicado, sin embargo, un cambio ejecutado correctamente representa una oportunidad inigualable para fortalecer y propulsar el éxito de su organización. Prosci se especializa en dotar a organizaciones de todo tipo con la capacidad de gestionar cambios de manera efectiva, logrando resultados excepcionales mientras se respeta escrupulosamente los plazos y presupuestos establecidos.Tres enfoques de inversión en Gestión del Cambio
Las organizaciones suelen invertir en iniciativas de gestión del cambio desde tres perspectivas distintas. Profundicemos en cada una de estas estrategias para comprender sus ventajas y desventajas:
- Enfoque Exclusivo en Practitioners – Mediante esta estrategia, las organizaciones designan equipos internos o especialistas en gestión del cambio (Change Practitioners) para interactuar con los principales interesados y dirigir diversas iniciativas individuales de cambio.
Estos especialistas tienen la capacidad de impulsar cambios a corto plazo de manera independiente, pero este método no proporciona a líderes y gerentes el conocimiento y habilidades necesarias para desempeñar sus roles durante el proceso de cambio. Además, cada proyecto se maneja de forma aislada. Esta estrategia no fomenta la capacidad de adaptación al cambio ya que las experiencias se limitan a un solo proyecto, sin ofrecer la posibilidad de adoptar un lenguaje común o establecer expectativas de cambio en toda la empresa. - Desarrollo de Capacidades a nivel Holístico – Este enfoque permite a las compañías concentrarse en el fortalecimiento de habilidades claves mediante programas de formación, el uso de tecnologías y herramientas avanzadas, acompañamiento por parte de expertos y la colaboración con consultores externos.
Este enfoque exige una inversión inicial más elevada, pero conduce a resultados de proyecto superiores al construir una capacidad de cambio empresarial sostenible y duradera. - Enfoque Exclusivo en Consultores – En esta estrategia, la empresa recurre a consultores externos para liderar los proyectos de cambio. Estos consultores se encargan de la gestión del proyecto y de la gestión del cambio, aunque su especialización principal suele estar en el aspecto técnico del cambio. Algunos consultores podrían no poseer la experiencia necesaria en gestión del cambio para manejar adecuadamente el aspecto humano del cambio.
Este enfoque exige una inversión considerable a lo largo de todo el proyecto y puede lograr resultados efectivos a corto plazo. Sin embargo, no contribuye al desarrollo de una capacidad interna para gestionar el cambio.
Dado que los resultados organizacionales son el fruto colectivo del cambio individual, es posible medir los resultados a través de tres niveles interdependientes. Estos son:
3 Niveles de Métricas de Rendimiento para Proyectos de Gestión del Cambio
1. Rendimiento de Gestión del Cambio: Una gestión efectiva del cambio prepara adecuadamente a las personas para acoger y aplicar la novedad.
Estas métricas evalúan la ejecución de la estrategia de gestión del cambio, la activación de roles fundamentales y el avance en los planes de gestión del cambio.
2. Rendimiento Individual: Cuando un número suficiente de personas acoge y aplica un cambio, este genera beneficios organizacionales.
El seguimiento del rendimiento implica evaluar el progreso individual y grupal a través de los cinco componentes del Modelo ADKAR®: Consciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Refuerzo.
Al alcanzar los individuos la etapa de Habilidad dentro del modelo, podemos medir los resultados enfocándonos en la velocidad de adopción, la utilización final y la competencia.
3. Desempeño Organizacional: Consiste en determinar si el proyecto de cambio logró satisfacer o superar sus objetivos establecidos. Para ello, el gestor del proyecto define Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs por sus siglas en inglés) como referencia para la medición y seguimiento del desempeño.
Los profesionales y equipos de gestión del cambio adoptan el Modelo del Triángulo de Cambio de Prosci (PCT) para comprender los cuatro aspectos cruciales para un cambio exitoso: Éxito, Liderazgo/Patrocinio, Gestión de Proyectos y Gestión del Cambio. Este modelo también permite evaluar la salud del proyecto en momentos claves de su ciclo de vida.
Estos niveles, en su conjunto, conforman un marco integral para la evaluación del rendimiento global.
Los pilares fundamentales para el éxito en Gestión del Cambio
A lo largo de décadas de experiencia en el ámbito, Prosci ha descubierto los factores clave para el éxito en la gestión del cambio.
1. Activar un patrocinio activo y visible
Los patrocinadores activos y visibles impulsan el cambio liderando y motivando a otros dentro de la organización. Desde 1998, contar con un líder eficaz que promueva visiblemente el cambio y muestre comportamientos ejemplares ha sido un factor clave para el éxito en la gestión del cambio.
Los patrocinadores efectivos:
- Participar de manera activa y visible en todas las etapas del proyecto
- Crear una coalición de apoyo
- Comunicar el respaldo y fomentar el cambio entre los grupos afectados
Nuestra investigación demuestra que los proyectos que cuentan con patrocinadores altamente efectivos tienen un 79% de probabilidades de alcanzar sus metas, en contraste con solo un 27% en aquellos casos donde los patrocinadores son extremadamente ineficaces. Esto subraya el impacto significativo que tiene la eficacia del liderazgo en las posibilidades de éxito del proyecto.
2. Implementar una metodología estructurada para gestión del cambio
Una metodología para la gestión del cambio bien estructurada y minuciosa, tal como lo propone la Metodología Prosci, garantiza que los proyectos se adhieran a los cronogramas establecidos. Además, contribuye a generar apoyo y compromiso hacia el cambio, asigna tiempo y recursos para las actividades críticas y define claramente las funciones de cada participante.
Integrando el aspecto humano y técnico del cambio, logramos que los procesos sean replicables y proporcionamos un espacio para identificar y abordar las deficiencias a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
De acuerdo con las investigaciones realizadas por Prosci, el 59% de los participantes que aplicaron una metodología estructurada lograron niveles de efectividad en la gestión del cambio que oscilan entre buenos y excelentes.
Impact of Use of a Methodology on Overall Change Management Effectiveness
3. Fomentar una comunicación abierta y constante
Una comunicación transparente y continua con líderes y partes interesadas es esencial para captar el compromiso de los empleados, reducir la resistencia y facilitar la transición hacia el cambio.
Además de una comunicación abierta y frecuente, las investigaciones de Prosci han revelado que los empleados tienen preferencias distintas respecto a los emisores de distintos tipos de mensajes. Por ejemplo, la mayoría de los trabajadores prefieren recibir mensajes organizacionales, tales como las razones comerciales detrás de un cambio, directamente del CEO o presidente de la empresa.
Un plan de comunicación eficaz permite a los gestores de cambio seleccionar los emisores más adecuados, orientarlos en la manera de transmitir la información clave y responder a las preguntas de los empleados. Mediante este enfoque, pueden abordar temas fundamentales durante el proceso de transición, tales como la necesidad del cambio, su impacto en los empleados y las perspectivas a largo plazo.
Ejemplos de éxito en Gestión del cambio
Las empresas que consideran la gestión del cambio como una competencia básica integran sistemáticamente tácticas de gestión del cambio en su organización para obtener resultados sólidos del cambio.
Nuestra investigación muestra que el 88% de los participantes con una gestión del cambio excelente cumplieron o superaron los objetivos.
Correlación de la eficacia de gestión del cambio con el cumplimiento de los objetivos del proyecto
Empresas de todo el mundo han utilizado la Metodología Prosci para gestionar el cambio con éxito. He aquí tres estudios de casos que destacan cómo impulsamos el éxito:
1. Universidad de Virginia
En Universidad de Virginia (UVA) luchó contra la la fatiga del cambio y no alcanzaba los objetivos del proyecto porque no tenía en cuenta cómo afectaría el cambio a los puestos de trabajo de las personas. Al darse cuenta de la necesidad de elevar su capacidad de cambio organizacional, la organización recurrió a Prosci.
Los pasos clave en la iniciativa de gestión del cambio de la UVA incluyeron
- Certificación de 54 empleados clave de la UVA en gestión del cambio Prosci
- Aplicación de las mejores prácticas de Prosci para desarrollar el marco de la cartera de proyectos de la Universidad
- Integrar la gestión de proyectos y la gestión del cambio utilizando la Metodología Prosci.
Los resultados
La Oficina de Excelencia Organizacional de la UVA patrocinó un Programa de Certificación en Gestión del Cambio Prosci de tres días de duración in situ en la universidad. Unos 15 meses después, la UVA había completado 275 mejoras y asociaciones, con un ahorro anual de 21,9 millones de dólares y un acumulado de 82,1 millones de dólares en cuatro años.
Mary Brackett, Asociada Senior del programa de Excelencia Organizacional, afirma:
"Observar nuestra cartera de proyectos desde la óptica de la gestión del cambio nos ayuda no sólo horizontalmente en toda la organización, sino verticalmente dentro de cada uno de nuestros proyectos. Los directores de proyecto se esfuerzan cada vez más por pensar en el impacto de sus proyectos en las partes interesadas. El efecto que esto está teniendo en el ROI y los resultados del proyecto no puede ser exagerado."
2. Microsoft
Microsoft pasó a modelos de licencias por suscripción y servicios en la nube, lo que les empujó a centrarse en la gestión del cambio. La empresa quería mejorar su capacidad de cambio para que los clientes adoptaran los productos de Microsoft de forma rápida y sencilla, por lo que recurrieron a la Metodología Prosci.
Pasos clave para mejorar la capacidad de cambio de Microsoft:
- Adquirió una licencia de Prosci para escalar la Metodología Prosci
- Invirtió en instructores avanzados certificados por Prosci
- Certificación de más de 2.250 profesionales del cambio en todo el mundo
- Formación de más de 1.000 directivos y patrocinadores en sus funciones relacionadas con el cambio.
- Puso recursos de gestión del cambio a disposición de más de 250.000 empleados, socios y clientes de Microsoft.
- Formación y recursos de gestión del cambio personalizados para el autoservicio de socios y clientes de Microsoft.
Los resultados
Tras adoptar la Metodología Prosci, Microsoft experimentó un aumento del 450% en los índices de adopción. Además, el 80% de los clientes informaron de un aumento de la adopción y la mitad redujeron sus tiempos de implantación.
Internamente, más de 25.000 empleados recibieron formación sobre gestión del cambio y recursos en línea. La gestión del cambio también ha pasado a formar parte de sus sistemas centrales y programas de desarrollo profesional.
Microsoft también utilizó el Modelo ADKAR® de Prosci para lanzar su solución de informes de inteligencia empresarial llamada MSX Insights (MSXi) en 2023.
3. Banco Global
Un banco internacional con más de 80.000 empleados y 16 millones de clientes en todo el mundo quería aumentar su capacidad de gestión del cambio organizativo. Crearon un equipo de eficacia organizativa (EO) para gestionar sus inversiones estratégicas y obtener resultados coherentes.
Después de investigar múltiples metodologías, el equipo de OE eligió la Metodología Prosci basándose en sus méritos. El enfoque de Prosci sobre las asociaciones con clientes también se alineaba con el modelo operativo del equipo de OE, lo que condujo a una solución global flexible y personalizada.
Pasos clave para mejorar la capacidad de cambio del banco:
- Estandarización de la metodología Prosci
- Creación de un Centro de Excelencia corporativo para dirigir los esfuerzos de gestión del cambio.
- Establecimiento de una Federación de Gestión del Cambio, compuesta por líderes y expertos en cambio de todos los departamentos, para impulsar la capacidad de cambio.
- Creación de una comunidad de práctica para apoyar a los profesionales y aplicar las mejores prácticas.
- Incorporar el enfoque Prosci al Centro de Excelencia de la OE y a su marco de programas existente.
- Facilitar el liderazgo Prosci y los programas de patrocinio ejecutivo para la gestión del cambio.
Los resultados
Al desarrollar intencionadamente su capacidad de cambio, el equipo de OE mejoró su modelo operativo para la gestión del cambio y certificó a más de 500 profesionales del cambio en toda la empresa. También lograron mayores niveles de concienciación y compromiso de los empleados durante el cambio.
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