Gestión de nuevos proyectos: cómo alcanzar tus objetivos

Las organizaciones están en constante búsqueda de metodologías que aumenten su eficiencia, por lo que establecer una forma de gestionar los nuevos proyectos estandarizada dentro de la empresa es fundamental para optimizar el uso de los recursos del negocio. 

¿En qué consiste la gestión de proyectos? 

La gestión de proyectos se define como el conjunto de acciones encaminadas a planificar, coordinar y supervisar una serie de tareas con el fin de cumplir con un objetivo establecido en un plazo y con un presupuesto determinados.

Criterios de éxito de un nuevo proyecto 

Para llevar a cabo una gestión de los nuevos proyectos exitosa se deben tener en cuenta ciertos aspectos: 

• Identificar, conocer y dialogar con las partes interesadas. Las partes interesadas no solo incluyen a quienes contratan la gestión del nuevo proyecto, sino también a todos los que resulten impactados por el proyecto, como cliente o usuarios. Es conveniente reunirse con ellos para conocer sus necesidades y expectativas y establecer el alcance del proyecto, el presupuesto y el plan de trabajo. 

• Fijar y priorizar los objetivos. Se deben plantear los objetivos del proyecto relacionándolos con las necesidades que hayan aflorado en la fase anterior y de manera que se puedan trasladar con facilidad a todos los involucrados en el proyecto. 

• Identificar todas las entregas necesarias para cumplir con los objetivos del proyecto.  

• Planificar los recursos, el tiempo y los responsables para cada entrega. 

• Analizar los posibles problemas que pueden surgir y proponer soluciones con anticipación. 

• Presentar el plan del nuevo proyecto a todos los implicados. 

Cómo fijar los objetivos en un nuevo proyecto 

Para fijar adecuadamente los objetivos SMART en la gestión de nuevos proyectos, estos deben cumplir una serie de características, deben ser: 

• Específicos. Hay que evitar proponer objetivos demasiado amplios que no estén directamente relacionados con el resultado del proyecto. 

•  Medibles. Los objetivos del proyecto deben ser aspectos claramente cuantificables. 

• Alcanzables. Si los objetivos del proyecto son inalcanzables, el proyecto puede sufrir retrasos, sobrecarga de trabajo y desviaciones en el alcance. 

• Realistas. Los objetivos deben ser acordes a los recursos y el tiempo disponibles para llevarlos a cabo. 

• De duración limitada. Los objetivos deben circunscribirse al periodo temporal en el que se desarrolla el proyecto. 

Además, es fundamental fijar los objetivos al comienzo del proyecto y ser conciso en su formulación, asegurarse de que se basan en aspectos controlables y procurar fomentar la participación del equipo en su definición. 

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Las 5 fases en la gestión de proyectos 

La gestión de los nuevos proyectos suele seguir unas fases para lograr la máxima eficiencia en el trabajo del equipo, estas son: 

Planificación 

En esta fase inicial, se fijan los objetivos y los detalles del proyecto, se redactan los planes de acción y se asignan tareas y recursos, estableciendo, también, los plazos temporales. 

Seguimiento

Se monitorizan y controlan las tareas, se gestionan los cambios, se evalúa el avance del proyecto y se ponen en marcha las medidas necesarias para corregir las desviaciones de los objetivos. 

Herramientas 

Gestionar proyectos con todos los procesos que conlleva, tales como asignar tareas y trabajar de forma colaborativa, puede ser difícil si no se emplean las herramientas adecuadas. Por ello es importante analizar las necesidades del proyecto y seleccionar las herramientas a utilizar en base a ellas. 

Gestión del tiempo 

Se debe calendarizar cada tarea para poder controlar que el ritmo del proyecto sea correcto y que las fechas de entrega se cumplan. Además, conviene indicar cuáles son las tareas prioritarias para la continuidad del proyecto.  

Análisis 

Este es un paso fundamental porque facilita la evaluación y la presentación del proyecto a quien corresponda. Así, es muy importante realizar una revisión del proyecto para mejorar este proyecto en el futuro si es recurrente o mejorar el desempeño en otros. 

Claves para gestionar un nuevo proyecto con éxito 

Para gestionar los proyectos adecuadamente es crucial que se implemente una metodología que incluya los siguientes pasos. 

Planificación y fijación de objetivos  

Se deben listar con el máximo detalle posible los objetivos del proyecto, las tareas que se llevan a cabo, los tiempos de ejecución y los recursos necesarios para desarrollarlas. 

Evaluación de riesgos en nuevos proyectos 

Hay que tratar de anticiparse a los problemas que pueden surgir y evaluar si el beneficio del proyecto compensa la inversión necesaria para abordarlo. 

Seguimiento y análisis de resultados del proyecto 

Se debe vigilar si se está siguiendo la planificación y cumpliendo los objetivos con la calidad esperada. 

Uso de las herramientas adecuadas 

Conviene seleccionar las herramientas adecuadas teniendo en cuenta la estructura de la organización y la naturaleza del proyecto. Una herramienta de Gestión de Proyectos que responda a las necesidades del negocio puede ayudar a mejorar la eficiencia del equipo, calendarizando las tareas, monitorizando los objetivos y haciendo visibles posibles problemas que surgen durante el desarrollo del proyecto. 

Gestión de equipos y asignación de tareas 

Las tareas deben estar claramente definidas y ser asignadas a los miembros del equipo. Es importante que cada persona entienda lo que tiene que hacer y los recursos de los que dispone tanto técnicos como temporales para realizarlo.

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